摘 要：人本管理就是以人为本的管理,在档案馆管理中把人视为管理的主要对象和最重要的资源，是围绕人的行为和需求进行管理的模式。即在管理中，要充分考虑利用者的需求，考虑本馆工作人员的素质水平、工作能力和各种需求等情况，运用各种激励手段,充分调动人的积极性，挖掘人的潜能，全面开发人力资源，从而使档案馆的活力不断增强。
关键词：人本管理；模式；激励机制
一、档案馆人本管理模式
管理模式是对管理观念及管理方式的通用性和规律性的概括。不同的管理观念和管理方式就成为不同管理模式的主要特征。档案馆传统的管理模式是物本管理，也就是以物为本的管理，在管理过程中，以档案材料等实物为主要管理对象，是围绕档案馆馆藏而开展工作的。
随着生产力的发展，世界进入了知识激增的时代，新型科学不断出现，知识更新周期缩短，社会对信息需求也越来越强烈，各种信息产业纷纷出现。档案馆的社会职能日益加强，服务内容和范围不断扩大、深化，尤其是信息技术在档案馆的应用，使得衡量档案馆的水平不再以馆藏量的多少为标准，而是看其网络化程度，即以最便捷的服务手段、最大限度地满足利用者需求为最佳标准。在这种情况下，再实行传统的物本管理已不合时宜了，档案馆必须实行人本管理的模式。
何为“人本管理”？简单的说就是以人为本的管理。它不同于传统的以物为中心的价值观和效益观，强调管理要“看重人”“满足人”的需求，重视被管理者“人的尊严”，为人提供更多的“自我实现”的机会，以提高人的积极性，从而提高管理的效率。首先，“人本管理”强调以管理对象“人”为中心，重视人的本性价值及其能动性。在充分认识人的本性的基础上，通过有效的方法来抑制人性的弱点，最大限度地发挥人性的优点，激发人的积极性和创造性，挖掘人的潜能，使人在创造社会财富、实现效益的同时，实现自身的价值。其二，在管理实践中注重目标导向和调控，在管理过程中实行充分的民主，为管理对象“人”提供更自由的选择空间和选择权利，由管理对象根据宏观目标和主观条件，自由选择、自主确定、灵活掌握具体的运作程序和方法。其三，在管理方法和手段上，注重教化、疏导和激励，用理性方式召唤和情感互动等柔性手段去影响、感召人的心理与行动，用非强制性的方法进行调节与控制，调动人的积极性和创造性，以及群体意识和力量，从而实现管理目标。因此，人们常常把“人本管理”称为“模糊管理”、“柔性管理”或“软管理”。有学者将“人本管理”的内涵总结为以下几点：第一，依靠人――全新的管理理念。第二，开发人的潜能――最主要的管理任务。第三，尊重每一个人――最高的管理宗旨。第四，塑造高素质的员工队伍――组织成功的基础。�第五，人的全面发展――管理的终极目标。第六，凝聚人的合力――组织有效工作的重要保证。至今，“人本管理”已成为世界上最为推崇的管理方法，被誉为现代管理之魂。美国的通用公司、摩托罗拉公司以及日本、新加坡等国的许多著名企业在实行以人为本的管理方法之后都获得了巨大的成效。
何为“人本管理”？简单的说就是以人为本的管理。它不同于传统的以物为中心的价值观和效益观，强调管理要“看重人”“满足人”的需求，重视被管理者“人的尊严”，为人提供更多的“自我实现”的机会，以提高人的积极性，从而提高管理的效率。首先，“人本管理”强调以管理对象“人”为中心，重视人的本性价值及其能动性。在充分认识人的本性的基础上，通过有效的方法来抑制人性的弱点，最大限度地发挥人性的优点，激发人的积极性和创造性，挖掘人的潜能，使人在创造社会财富、实现效益的同时，实现自身的价值。其二，在管理实践中注重目标导向和调控，在管理过程中实行充分的民主，为管理对象“人”提供更自由的选择空间和选择权利，由管理对象根据宏观目标和主观条件，自由选择、自主确定、灵活掌握具体的运作程序和方法。其三，在管理方法和手段上，注重教化、疏导和激励，用理性方式召唤和情感互动等柔性手段去影响、感召人的心理与行动，用非强制性的方法进行调节与控制，调动人的积极性和创造性，以及群体意识和力量，从而实现管理目标。因此，人们常常把“人本管理”称为“模糊管理”、“柔性管理”或“软管理”。有学者将“人本管理”的内涵总结为以下几点：第一，依靠人――全新的管理理念。第二，开发人的潜能――最主要的管理任务。第三，尊重每一个人――最高的管理宗旨。第四，塑造高素质的员工队伍――组织成功的基础。�第五，人的全面发展――管理的终极目标。第六，凝聚人的合力――组织有效工作的重要保证。至今，“人本管理”已成为世界上最为推崇的管理方法，被誉为现代管理之魂。美国的通用公司、摩托罗拉公司以及日本、新加坡等国的许多著名企业在实行以人为本的管理方法之后都获得了巨大的成效。
二、影响档案馆工作的人的因素
1．“重事轻人”的管理理念
档案馆界十多年来相继实现过岗位责任制和目标管理制，前者侧重于对每个员工职责任务的落实，后者侧重于档案馆各部门工作任务和目标的实现，它们对档案馆事业的发展功不可没，但是长期以来，受传统管理思想的束缚，档案馆管理仍以材料为中心，馆员为材料而存在。从收集、整理到借阅，管理角度的侧重点都在材料上，怎样把材料收集完整，怎样把材料管理好。重材料资源投入、轻人力资源开发，馆藏建设成为考核档案馆工作绩效最主要的指标。在这种传统管理模式下，档案馆馆员的全部涵义就是为材料服务，馆员的工作是被动的、从属的。随之而来的是工作要求降低，档案馆发展的动力逐渐缩减。这些弊端，只强调对“事”的管理，并没有真正认识和实践人本管理。人本资源管理由于注重对人的培养、考评、合理使用及开发潜能，因而更有利于档案馆人员积极性与创造性的发挥。
2．管理缺乏制度化
2．管理缺乏制度化
规章制度是档案馆科学管理的有效手段，是整个档案馆工作正常而有秩序进行的保证。档案馆人力资源管理，以规章制度为依据，规范和约束人的行为，是摒弃“人治”达到制度管人，制度约束人和制度激励人，使档案馆运行机制趋于正常的有效手段。规章制度在人力资源管理活动中，不仅是通过控制和调节来规范人们的行为，达到管理的目标，它还能起到调动员工的积极性、提高工作效率和服务效益的作用。长期以来，由于某些馆缺乏严格的定量管理制度，缺乏科学的行之有效的检验工作标准，对每个人的工作数量、质量、服务态度、组织纪律、学识水平等等，不仅没有具体的评价准绳，也没有严格合理的考核办法和健全的规章制度作保障，这就挫伤了不少人的积极性，使他们放弃了主动进取的精神，这是违背现代人力资源管理要求的。只有对档案馆人力资源进行合理开发，做到人尽其才，才尽其用，才能激发人的主动进取精神。
3．人才管理机制不完善
在市场经济条件下，人才竞争和人才流动的现象非常普遍，而档案馆的市场竞争意识淡薄，出现人才难留，高学历、高层次人才进不来、留不住的现象。北京大学信息管理系是培养档案馆高级管理人才的最高学府。然而该系资料室所提供的数据显示，1986年至1988年，图书馆学、情报学或信息管理专业的毕业生在各类档案馆、图书馆、情报所等传统的档案馆、图书情报领域就业比例高达92 ％，4年后下降为46 ％，到1996年至1997年则已下降到17.4 ％，至今这一数字更低，不少档案馆多年引不进一个档案信息管理专业的高水平人才。造成这种现象的原因，一是人力资源配置不当，岗位设置不合理。不少单位领导把老弱病残都照顾到档案馆，人人都能当档案馆馆员。有的档案馆让学历较高的馆员从事收集、整理、利用等以体力为主的工作，而学历较低的人员从事材料鉴定、编研、技术等以脑力为主的工作。二是在人才管理中，忽视馆员队伍建设，对馆员重“用”而忽视培养，缺乏人才培养机制，使档案馆难以形成一个良性循环的用人机制。
在市场经济条件下，人才竞争和人才流动的现象非常普遍，而档案馆的市场竞争意识淡薄，出现人才难留，高学历、高层次人才进不来、留不住的现象。北京大学信息管理系是培养档案馆高级管理人才的最高学府。然而该系资料室所提供的数据显示，1986年至1988年，图书馆学、情报学或信息管理专业的毕业生在各类档案馆、图书馆、情报所等传统的档案馆、图书情报领域就业比例高达92 ％，4年后下降为46 ％，到1996年至1997年则已下降到17.4 ％，至今这一数字更低，不少档案馆多年引不进一个档案信息管理专业的高水平人才。造成这种现象的原因，一是人力资源配置不当，岗位设置不合理。不少单位领导把老弱病残都照顾到档案馆，人人都能当档案馆馆员。有的档案馆让学历较高的馆员从事收集、整理、利用等以体力为主的工作，而学历较低的人员从事材料鉴定、编研、技术等以脑力为主的工作。二是在人才管理中，忽视馆员队伍建设，对馆员重“用”而忽视培养，缺乏人才培养机制，使档案馆难以形成一个良性循环的用人机制。
4．档案工作者素质问题
信息时代的档案事业，需要大量高素质的管理人才。这就要求档案工作者必须具备较高的思想觉悟和良好的职业道德，熟练过硬的业务技能，丰富全面的文化知识和健康的心理素质。职业道德的培养不是一朝一夕的事，只有经过长期训练和教育，才能形成良好的职业道德风尚，才能建设起一支热爱档案事业，忠于职守，勤奋工作，全心全意为人民服务的管理队伍，树立良好的馆风。档案工作人员的业务素质，业务技能直接影响到档案馆整体服务质量和服务水平，它是档案馆进行素质教育乃至搞好人力资源建设的核心问题。信息时代的档案管理人员必须具备较高的外语水平、计算机和网络技术的应用能力以及对信息研究和开发的综合素质，才能胜任这种新型的信息管理和服务工作。因此，档案馆领导者必须从观念上摆脱传统手工管理和服务的影响，根据现代信息管理和服务的知识性要求对工作进行重新分析、设计与组合，合理配置人力资源，有计划地全面培养档案管理人员和引进人才，使档案馆人力资源在知识结构上趋于完善、互补，以适应现代管理和服务的需要。
三、“人本管理”在档案馆的运用
1．树立“利用者第一”的观念
利用者第一、服务至上，已是多年的老话题，然而，在档案馆处于竞争的年代，这一命题仍具有其新的涵义和活力。现代档案馆利用者始终处于中心地位，利用者的需求是档案馆组织一切工作的源头，档案馆能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。因此，档案馆要在管理人员中弘扬甘为人梯、默默奉献的精神，要增强他们的紧迫感、危机感和竞争意识，要在利用者面前树立良好的形象，千方百计提高利用者对档案馆的选择力，使利用者愿意接受档案馆的影响，选择档案馆的信息服务。首先，要采取各种措施加强档案馆与利用者之间的联系和沟通，例如，在档案馆web站点设立意见和建议箱，公布档案馆的e-mail地址，建立管理人员与各部门之间的联络，让利用者参与档案馆的管理，为档案馆的工作出谋划策，及时反馈广大利用者对档案馆工作的意见和建议，在档案馆与利用者之间架起联系的桥梁和纽带。这样，既可加深利用者与档案馆之间的友谊和感情，又可使档案馆随时听到利用者的呼声，对利用者的意见及时进行分析研究，采取适当措施，改进工作，真正做到让利用者高兴而来，满意而归。其次，要练好内功，自加压力，接受利用者的监督。利用者对档案馆满意与否，包括对档案馆的管理方式、馆藏结构、服务质量三个方面的满意度。这就要求档案馆能为读者提供优雅、整洁的阅览环境，高质量的馆藏，齐全的服务项目，热情主动的服务态度，精湛的服务技艺，以提高利用者的满意度。为此，档案馆应从材料采集、分类编目、借阅、信息检索、参考咨询等各个工作环节制订具体的岗位职责，加强优质服务考核检查的力度，开展优质服务竞赛活动，并将考核结果与奖惩挂钩。从而提高管理人员的职业道德水平，规范服务工作，提高服务质量，促进科学管理，树立档案馆良好形象。
利用者第一、服务至上，已是多年的老话题，然而，在档案馆处于竞争的年代，这一命题仍具有其新的涵义和活力。现代档案馆利用者始终处于中心地位，利用者的需求是档案馆组织一切工作的源头，档案馆能否吸引利用者是衡量其工作优劣的主要标准。因此，档案馆要在管理人员中弘扬甘为人梯、默默奉献的精神，要增强他们的紧迫感、危机感和竞争意识，要在利用者面前树立良好的形象，千方百计提高利用者对档案馆的选择力，使利用者愿意接受档案馆的影响，选择档案馆的信息服务。首先，要采取各种措施加强档案馆与利用者之间的联系和沟通，例如，在档案馆web站点设立意见和建议箱，公布档案馆的e-mail地址，建立管理人员与各部门之间的联络，让利用者参与档案馆的管理，为档案馆的工作出谋划策，及时反馈广大利用者对档案馆工作的意见和建议，在档案馆与利用者之间架起联系的桥梁和纽带。这样，既可加深利用者与档案馆之间的友谊和感情，又可使档案馆随时听到利用者的呼声，对利用者的意见及时进行分析研究，采取适当措施，改进工作，真正做到让利用者高兴而来，满意而归。其次，要练好内功，自加压力，接受利用者的监督。利用者对档案馆满意与否，包括对档案馆的管理方式、馆藏结构、服务质量三个方面的满意度。这就要求档案馆能为读者提供优雅、整洁的阅览环境，高质量的馆藏，齐全的服务项目，热情主动的服务态度，精湛的服务技艺，以提高利用者的满意度。为此，档案馆应从材料采集、分类编目、借阅、信息检索、参考咨询等各个工作环节制订具体的岗位职责，加强优质服务考核检查的力度，开展优质服务竞赛活动，并将考核结果与奖惩挂钩。从而提高管理人员的职业道德水平，规范服务工作，提高服务质量，促进科学管理，树立档案馆良好形象。
2．创建科学的激励机制
作为一个社会人，其需要包括生理的需要、安全的需要、交往的需要、尊重的需要和自我实现的需要，这5种需要概括起来就是物质的需要和精神的需要。档案工作人员也不例外。
实行全方位的激励机制是人本管理的主导方式。美国哈佛大学一学者用了一个数学公式表示了激励的重要作用：工作绩效=能力x激励。档案部门相对于社会其它部门而言，社会地位不高、收入偏低，因此，建立科学合理的激励机制，采用适合档案部门实际情况的各种激励方式，鼓励档案人员努力贡献自己的力量，实现个人的自我价值。激励的方式有多种：如奖励激励、关怀激励、尊重激励、榜样激励、目标激励、承认激励等，总的来说有物质激励和精神激励两种。
2．1 领导行为激励。领导者必须永远走在档案人员的前面，以自身的操守引导档案人员的行为，稳定档案人员的情绪，平衡档案人员的心理，并时刻表现出热情、决心和毅力，使档案人员受到领导行为和精神的感召，只有这样才能激发档案人员的工作干劲，才能产生上行下效、上下同心的效果，才能使档案人员受到领导行为和精神的感召，自发地增强工作动机及责任感。
2. 2 物质激励。在人类社会的发展进程中，物质第一，精神第二，物质决定精神。因此在诸多激励方式中，应充分肯定物质激励的重要作用。尤其是针对档案部门的地位、收入而言，适当地运用物质激励的方法，对档案人员在物质、奖金、福利待遇方面，予以适当的放宽，使其实实在在地感受到自身价值的存在，从而有效地激发工作积极性和创造性。
2．3精神激励。对于档案人员来说，物质激励固然重要，但如果单靠物质激励只能影响一时，却不能影响一世。精神的激励（如成就感、认同感）是留住人才的重要因素，但这一点往往被领导者所忽视。中科院心理所的专家研究发现，在工作重要性的排序中，占据前几位的分别是成就感、被赏识、工作本身、责任感、晋升的机会等这样一些非金钱因素。行为科学家赫兹伯格的双因素理论认为，工资、工作条件、工作环境等属于“保健”因素，它不具有激励作用，而工作成就、社会认可、发展前途等因素才是真正的激励因素。激励措施包括：一是举办经验交流会，让优秀的档案管理人员介绍他们的经验，让大家认可他们的工作成就感；二是为档案人员提供晋升机会；三是推行参与式管理。从而满足档案人员更高层次的需求，并全身心地投入档案工作。
3.创建知识主管的机制
所谓知识主管就是采用现代信息技术和手段，将知识加工整理成为有效信息，并对这些知识按照某种信息的结构进行有效的管理，使知识能够在一个机构的日常工作和管理决策过程中得到很好的利用。
档案馆从根本上讲，就是对材料进行积累和管理，其基本职能就是按照材料结构对信息和材料进行收集、整理、编目、加工并提供给需要这些材料的利用者利用。所以，对馆藏信息管理档案馆有其得天独厚的优势。但是，档案馆如何丰富和扩大属于档案馆人自已的知识库，这一点却未引起我们的重视。实践证明，为了使档案馆内部各个部门能够协调工作，就需要使各个部门管理人员在规定的权限内，尽可能充分地相互了解各个部门的工作状况；为了使一个部门、一个岗位的工作有连续的继承性和可持续发展，就需要对每个部门、每个岗位的工作信息进行整理和加工，使人们可以借鉴和学习；为了及时沟通上下级工作就应该使各级管理者尽可能获得其应该了解的信息；为了培养高素质的复合型人才，就应该使馆员尽快掌握本馆需要的各种层次的知识；为了使档案馆领导能够从细微的环境变化中获得适应工作需要和利用者需求变化的决策感觉，就需要对来自内部和外部的动态信息进行及时整理和加工，从而形成结构清晰、内容新颖的信息用于档案馆的科学决策。由此可见，建立和发展档案馆人自己的知识库是何等重要。
当务之急，我们一方面应该充分利用Internet和档案馆内部网络的有利条件，进一步收集、加工和丰富用于档案馆管理的显性材料；另一方面应该将档案馆原有的分散的隐性材料进行集聚，分门别类地加工和提炼，将其变成为标准化、系统化、可供内外部利用者访问，实现资料共享的资料库，从而在档案馆内部形成材料主管的机制。通过对材料的识别、获取、开发、利用和储存，将材料与人联系起来，促进档案管理人员之间进行材料交流，充分发挥集体的智慧，提高档案馆的应变和创新能力。
所谓知识主管就是采用现代信息技术和手段，将知识加工整理成为有效信息，并对这些知识按照某种信息的结构进行有效的管理，使知识能够在一个机构的日常工作和管理决策过程中得到很好的利用。
档案馆从根本上讲，就是对材料进行积累和管理，其基本职能就是按照材料结构对信息和材料进行收集、整理、编目、加工并提供给需要这些材料的利用者利用。所以，对馆藏信息管理档案馆有其得天独厚的优势。但是，档案馆如何丰富和扩大属于档案馆人自已的知识库，这一点却未引起我们的重视。实践证明，为了使档案馆内部各个部门能够协调工作，就需要使各个部门管理人员在规定的权限内，尽可能充分地相互了解各个部门的工作状况；为了使一个部门、一个岗位的工作有连续的继承性和可持续发展，就需要对每个部门、每个岗位的工作信息进行整理和加工，使人们可以借鉴和学习；为了及时沟通上下级工作就应该使各级管理者尽可能获得其应该了解的信息；为了培养高素质的复合型人才，就应该使馆员尽快掌握本馆需要的各种层次的知识；为了使档案馆领导能够从细微的环境变化中获得适应工作需要和利用者需求变化的决策感觉，就需要对来自内部和外部的动态信息进行及时整理和加工，从而形成结构清晰、内容新颖的信息用于档案馆的科学决策。由此可见，建立和发展档案馆人自己的知识库是何等重要。
当务之急，我们一方面应该充分利用Internet和档案馆内部网络的有利条件，进一步收集、加工和丰富用于档案馆管理的显性材料；另一方面应该将档案馆原有的分散的隐性材料进行集聚，分门别类地加工和提炼，将其变成为标准化、系统化、可供内外部利用者访问，实现资料共享的资料库，从而在档案馆内部形成材料主管的机制。通过对材料的识别、获取、开发、利用和储存，将材料与人联系起来，促进档案管理人员之间进行材料交流，充分发挥集体的智慧，提高档案馆的应变和创新能力。
4．尊重档案人员的发展机会
成功的管理者懂得，组织应更多的为员工的个人发展提供机会，努力提高员工的能力，而不是努力保证员工受聘。组织越是在努力提高员工能力与受聘机会方面做工作，员工积极性就越高，越会投身于事业，反倒不会跳槽。留住人才并激励人才的上策是尽力扶植人才，给他们发展机会，把培训和个人的发展与各项事业的发展紧密联系起来。让员工朝着既定目标与事业发展并进，同时建立多重路径的升迁通道，配合相适应的教育培训计划，让员工认识到只有同心协力完成既定目标，个人也会获得丰厚的回报，个人的梦想才能实现。事实上，档案部门已开始重视对档案人员的开发，“九五”期间，各级档案部门已将档案人员的继续教育问题列入议事日程，国家档案局也于1997年10月颁布了《档案专业技术人员继续教育暂行规定》。但从目前情况来看，档案专业人员极其贫乏，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。为此档案部门必须加大对档案人员开发的力度，进一步建立和完善教育培训、考核、使用相结合的档案人员继续教育新机制，并制定出切实可行的计划，对不同层次的档案人员开展不同水平的继续教育培训，使档案人员能够在各种形式的继续教育中不断更新知识结构、接受新的知识和新的技能，以适应现代知识经济的需要。当然，对档案人员的开发，单靠档案行政管理部门，或者基层档案部门单方面的力量是难以实现的，更不能单靠档案人员自身去实现，而是需要三方面的力量的配合，由档案行政管理部门从经费上、组织上予以配合。只有这样，才能架起档案人员成长的阶梯，大大提高档案人员的能力与档案事业需求之间的差距，使档案人员成为档案事业发展永不枯竭的资源。