摘 要：高校评估档案是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，是开展教育评估的重要基础和依据。为了更好地发挥评估档案的作用，必须从档案观念、管理措施和制度建设等方面加强评估档案的规范化建设与管理。
关键词：高校档案 教育评估 凭证 依据
1985年5月27日，中共中央颁布了《中共中央关于教育体制改革的决定》，明确提出要对高等教育实行评估制度。1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后，教育行政部门和各高校相继开展了教学评估、科研评估、校园文明建设评估等各种形式的评估活动，对高校的各项工作起到了“以评促改、以评促建、以评促管”的积极作用。经过多年的探索、试点和论证，教育部明确提出高等教育要实行战略转变，从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变，并决定从2003年建立五年一轮的普通高等学校教学质量评估制度，为此还成立了全国高等教育教学评估中心，标志着我国高等教育教学评估工作迈入规范化、制度化发展阶段。从过去几年的教育评估工作实践来看，评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息，了解各项工作的发展状况，藉此对学校办学水平和教育质量作出评价。如果没有系统全面的评估档案材料作为支撑和佐证，要对一个学校进行客观、公正、全面的评价几乎是不可能的。因而，评估档案的建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要。本文发表于档案学研究2006年第5期
一、评估档案材料是开展教育评估的基础和依据
高等学校档案是高校在从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录⑴，是高校建设和发展的历史见证，是高校“昨天”的真实写照。高校档案不仅反映了高校的历史面貌，同时也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。
在高校教育评估实施过程中，由于评估专家考察评估时间十分有限，要想全面了解和掌握学校工作的动态运行情况，必然重视对档案资料的查阅。事实上，不论何种形式的教育教学评估，都要从大量的统计报表、数据、文字说明和其它载体的档案资料中考察一所学校如何开展工作，其结果如何等。高校档案因其独有的原生性、真实性、系统性而成为评估专家了解学校各方面办学情况的重要媒介，是全面展示学校工作成就与办学特色的信息窗口，对于受评单位的工作陈述具有重要的支撑和验证功能。实践证明，收集齐全完整、整理科学规范的评估档案材料是开展评估工作的重要基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而作出科学评估的必不可少的凭证依据。
二、评估档案管理中存在的一些问题
虽然高校档案建设对教育评估意义重大，但是，从迎评工作实践来看，高校评估档案工作中仍存在许多问题，有待进一步优化与规范。
（一）评估档案管理意识较薄弱。评估指标对高校办学条件、办学水平、办学效果等的考核主要是依据学校提供的评估档案材料来进行的。但是，有些单位平时对应归档文件材料在形成阶段的建设重视不够, 没有从源头抓起，导致出现档案材料积压、收集不全等问题。一些高校在接到教育部参加评估的通知后，才着手收集整理评估工作所需的各类文件材料，发现许多工作虽然做了甚至做得很好，但因为没有形成文字材料或没有注意收集归档，导致最后无证可查。为通过评估，很多高校不得不再次投入大量人力、物力和财力重新整理补充材料，造成很被动的局面，给工作带来很大不便甚至损失。
（二）评估档案管理方法欠规范。在评估中，高校通常是以馆藏档案材料为基础，根据评估工作的需求对档案材料进行必要的补充、加工和整理，按照评估指标体系的框架陈列在一起，使之成为学校本科教学工作的缩影，以全面、系统地反映学校的教学工作情况，供专家查阅。但是，在按评估体系整理材料的时候，在材料的分类管理方面目前尚没有统一的标准和规范。笔者通过对高校教学评估档案管理现状所进行的调查发现，主要的分类管理模式大体有三种：A、一级指标+二级指标+观测点+具体项目；B、一级指标+观测点+具体项；C、二级指标+观测点+具体项。而上述几种分类管理模式都与高校现行的档案分类管理体系相脱节，难以实现有机衔接，给评估档案的移交和查找利用造成困难，不利于高校档案信息资源的整合与共享。
（三）评估档案后续管理不到位。评估档案材料在迎评过程中往往被视为非常重要，但在评估工作结束后大多数高校并未及时将评估材料向档案部门移交，导致这部分档案材料的管理较为混乱。有的材料是为迎评而从其他部门抽调过来的，评估工作结束后材料即被撤走，难以反映评估工作全过程；很多高校评估办是临时机构，撤掉后评估档案无专人管理，材料丢失现象严重；有的把评估档案锁起来，变为某些部门的私有财产，使档案的利用范围受到限制；有的未评高校到已评高校参观学习，由于评估档案分类不明确，材料存放地未明确标出，造成盒内资料残缺不全；很多参加评估的高校按照评估指标体系整理材料，由于没有规范地分类保管，在高校其他评估工作中（如，精品课评估、学位点评估等）出现“拆东墙补西墙”现象，把有关材料从教学评估档案中抽出来放到其他评估档案里，使教学评估档案无法完整、齐全地保存下来；有的学校只注意整理评估工作需要的材料而忽略了对评估工作整个过程材料的收集整理等等。上述评估档案管理无序的现象，势必对高校今后的档案管理和评估工作产生不利影响。
三、评估档案管理规范化的几点建议
为了更好地发挥高校评估档案材料的作用，提高评估工作效率，提升评估结论的可信度，高校亟须从档案观念、管理措施和制度建设等方面加强评估档案的规范化建设与管理。
（一）强化全员档案意识，更新档案管理观念。档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量和档案事业的发展，为了更好地发挥高校档案工作在教学评估工作中的重要作用，必须广泛开展档案宣传活动，让全体师生员工都对档案的重要性有更为深刻的认识，以充分调动他们形成档案、保护档案的积极性和自觉性。为了适应教学评估工作的需求，高校必须转变一些传统的档案观念，树立超前意识和服务意识，及时制定科学的评估档案管理方案和计划，使档案工作和学校的各项工作同时起步。[2]进一步增强教学部门与档案部门之间的相互理解和支持，理顺内部关系，形成全校教学与档案工作“一盘棋”的局面，使评估档案建设与管理工作步入良性循环轨道。
（二）以教学评估为契机，不断完善评估档案管理。
在教学评估动力作用下，绝大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度，显示出集中人力、物力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。高校档案部门要以此为契机，加快解决现存问题，完善档案管理机制，提高管理效能。教学评估工作对于档案工作是一次全面的考验和检阅，其中发现的一些突出问题值得我们给予高度重视。以院系档案管理方面存在的问题为例，由于工作规范化程度低、管理不到位，学院、系、教研室三级建档、存档部门职责不明，归档机制不健全，导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍；亟需在科学划分二级学院档案类目的基础上，明确院系档案的建档、存档和管理职责，加强对院系档案工作的指导与业务培训，定期开展对基层档案工作的督查。另一方面，评估工作中暴露出的一些档案工作薄弱环节，也为我们完善评估档案管理指明了努力方向，如丰富馆藏内容、完善馆藏结构，整合各类档案资源、确保统计数据整齐划一，提高人员素质、优化 档案工作人力资源，转变编研工作重心（从服务党政管理转向服务教学科研），提高信息服务的针对性与实用性，加速高校档案信息化建设等等。
此外，高校评估档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证，避免把问题都积压到评估来临前仓促解决。这种周期性的自评机制能够成为评估档案工作自我驱动的动力，推动档案工作在反思总结、扬长避短的过程中，构筑扎实基础，与时俱进，持续发展[3]。
（三）加强评估档案制度建设，制定统一的评估档案管理办法和分类体系。首先，在评估档案分类方面，依据评估指标内容体系收集的评估档案的专题性很强,不适宜按年度和组织机构分类，可考虑采用问题分类法，以强化文件材料在内容方面的联系。其次，制定统一的评估档案管理标准，开发评估档案信息管理系统，强化评估档案的信息化、网络化建设，确保档案信息资源库的质量及网络环境下档案数据的通用、共享与交换[4]。最后，由于管理规范上的不统一，评估工作中形成的各类文件材料归到学校档案部门后，与其他门类档案的相互关系难以清楚界定。如何实现评估指标体系与现行的高校档案分类体系的有机结合，如何在集中统一管理的基础上有效整合各类档案信息资源已成为摆在广大高校档案工作者面前的重要课题。对此，笔者有以下三点建议：
1、适当考虑补充修改《高等学校档案实体分类法》中的内容，把有关的评估指标项目列入《高等学校档案实体分类法》中。在档案管理上可结合国家档案局发布的《归档文件整理规则》的要求，实行“简化整理，深化检索”的方式，由学校档案部门负责对评估档案材料进行集中统一的管理、监督和指导。这样既能够保证学校教学、科研、管理等材料齐全完整，又方便评估工作查找利用，也减少了很多麻烦，节省大量的人力、物力和财力。
2、在没有补充修改《高等学校档案实体分类法》期间，评估工作结束后应将评估档案作为专题档案及时向学校档案部门移交，将其纳入进入规范化管理轨道，为提高评估工作效率和质量提供有力保障。
3、召集评估专家和档案专家就评估档案和学校档案如何融合到一起的问题进行探讨、论证，制定统一规范和管理办法。
4、在教育部或其他职能领导单位对学校各项工作评估时，同时把高校档案的内容也加进评估指标体系中，以促进高校档案的发展。
总之，高校评估档案作为高校办学过程中各种有价值信息的最客观真实、最系统全面的载体，是高校评估工作的重要基础和依据。只有进一步加强高校评估档案管理，提高制度化、规范化管理水平，积极推进档案信息化建设，才能更好地服务于高校评估，服务于学校的各项工作，为教育事业的发展作出更大的贡献。