科研档案与教学档案一起，在高等学校档案中处于中心地位，构成乐高校档案的核心与重心。教育部（原国家教委）1993年11月16日发布的《高等学校档案实体分类法》并没有对高校科研档案的分类作出明确的规定，只规定二级类目按学科或专业或项目设置，具体的分类方法、则由各校自定。
目前，各高校在科研档案的分类与编号方面各行其是，互不统一。本文结合我们在科研档案的分类实际工作中的经验，探讨综合性高等学校科研档案的分类方法，并给出了一个较具科学性，稳定性和便于实际操作的高校科研档案分类方案。
一、 高校科研档案实体分类的常用方法及其缺陷
科研档案包括管理性材料和业务性材料，及科研综合管理文件材料和科研课题文件材料两部分，对于科研综合管理档案，较易处理，一般归入“KY11科研综合”即可。高校科研档案的分类重点和难点在于科研课题档案的分类。本文所讨论的科研档案实体分类，也主要是指科研课题档案的分类。
根据《高等学校档案实体分类法》的规定，科研档案二级类目的设置，主要由按学科设置、按专业设置和直接按科研项目设置等三种方法。这三种方法中，按项目设置是基本方法，按学科或专业设置二级类目的时候，往往需要在各二级类目下再按项目设置三级类目。
（一）按项目设置二级类目
按项目设置二级类目，是最直观的分类方法，将同属一个科研课题的各种科研文件材料系统整理、排列、组卷后，即可分类编号。这种方法的缺点主要在：
1、类目设置容易超出分类法的容量。
《实体分类法》采用“双位制”对二级类目进行标识，统一规定“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13、14……99，但10、20……等带“0”的数字不用。这样二级类目的设置，最多只能由80个。对于规模小的院校，一年归档的科研课题可能不超过80个，这就足够了;但对于规模较大的综合性大学，每年承担的科研项目很多，远不止80个，而80个以外的项目，就无处“容身”了。
2、二级类目设置缺乏相当稳定性。
二级类目按项目设置，即意味着二级类目不能确定，每年都随归档的项目而变动。某一年度归档项目有多少个，就设置多少个二级类目，不同年度的类目数量都可能不同，不同年度相同的一个二级类目标识符号所代表的含义也不同。
3、二级类目的排列受偶然性因素影响。
由于按项目随机设置，二级类目排列就容易受偶然性因素影响。同一位科研人员主持完成的两个同一性质的科研项目的课题档案，1994年归档的档案，因为归档时间较早，可能被列在KY14类目下，而1996年归档的，因为归档时间较晚，可能被列在KY25类目下，不仅不利于管理，也容易引起误解。
4、不利于分清科研项目档案的主次重点。
科研工作是高等学校的中心工作之一，高等学校承担的科研项目将越来越多，这些项目各有不同的经费来源，项目的级别、层次，项目代表的科研水平也各不相同。如果档案工作者在收集、管理科研档案的时候不分主次，在众多的科研项目中，可能抓了芝麻，漏了西瓜，就不能确保重要科研档案的完整、系统。
5、与科研管理部门职能活动脱节，难以主动对科研文件材料进行控制。
以项目设置二级类目，实质上是一种“随机随分”的工作方法。这种方法基本上是被动等待式的，等到科研课题档案归档时，档案管理部门才开始介入，不利于档案管理部门在科研项目档案形成过程中对相关的科研文件材料的情况进行跟踪和掌握，这与科研管理部门的职能活动也时脱节的。因此，科研课题档案的完整、系统和高质量就可能难以得到很好的保证。
6、给不同高校间相互统计比较和信息共享造成不便。
例如，名字一样为KY12的二级类目，在甲高校可能时“水稻抗倒伏的研究”，而在乙高校可能时“一种抗血栓药的研制”，互相之间没有任何可比性。并不能真正反映高校科研水平的高低不同何科研工作的特色。
（二）按学科设置二级类目
按学科或学科门类（学科类别）设置二级类目，再在各二级类目下按项目设置三级类目的分类方法，在一定程度上可以克服按项目设置二级类目的分类方法的缺陷。如一般不会超超出实体分类法的容量限制，二级类目也可以保持相对的稳定。但任难以克服前述的其他缺点。
1、随着高校的改革和发展，其所包含的学科范围可能会发生较大变化，这时二级类目也就必须进行相应的调整。二级类目的设置仍难以完全克服其不稳定性。
2、随着科学的发展，各种边缘学科、交叉学科大量产生，在项目的归属上会发生困难。
3、三级类目按项目这只，仍有随机性。
4、同样有难以利于来区分科研项目的重点、主次;以及不利于主动在科研材料形成过程中主动控制其质量的缺点。
5、不同高校之间，由于学科范围的不同，其二级类目的设置也会有很大的差异。即使学科性质相同或相近的学校，也会因为在划分学科（学科群）的时候，如果划分的层次或详略程度不同，也会有较大的差异。这也使的不同高校之间的比较分析失去意义。
（三）按专业设置二级类目
按专业设置二级类目的方法，在很大程度上与按学科设置二级类目的分类方法有相似优缺点。相比较而言，按专业设置二级类目，由于高校内专业设置的变更碧学科变更更加频繁，其类目可能更不能固定。
目前，高校中对科研档案的分类，较多地采用乐先按学科（或学科群）设置二级类目，再按项目设置三级类目的方法。如上所述，这种方法有着它自身难以克服的缺点。、
二、高校科研档案分类的一种新方法
考虑到上述各种常用分类方法的缺陷，我们经过几番探索，并在实际工作中进行了试验，采用了先按项目性质——即项目来源（主要是项目任务来源和经费来源）设置二级类目，再按二级类目设置三级类目的分类方法。在规模较大的综合性大学，在按项目细分之前，还可以多加一个层次，即在二级类目下先按学科细分（但应注意在按学科划分的时候，宜粗不宜细，按大的学科门类或学科类别划分即可，如可以划分为：文学、史学、法学、经济学、管理学、理学、工学、医学等学科门类，或划分为综合学科、基础学科、应用学科、边缘交叉学科等学科类别）。
以下是我们给出的按科研项目来源性质设置二级类目的科研档案实体分类的一种新方法：
科研
KY
11 综合
12 国家级别
. 11 综合
. 12 文学
. 13 史学
. 14 法学
. 15 经济学
. 16 管理学
. 17 理学
. 18 工学
. 19 医学
. 21 其他学科
13 省部级项目（KY12 ~ KY18细分方法同KY12）
14 厅局级、地方级项目
15 国际合作项目
16 与企事业单位横向联合项目
17 其他经费来源项目
18 科研人员自选项目
说明：
KY12国家级项目，一般包括国家重点科技攻关项目、国家科学基金项目、863项目和973项目、以及其他国家特别资助项目等。
KY13省部级项目，含国务院教育部及国务院其他部委资助项目、省重点科研攻关项目和省科学基金项目。
KY14——KY17，为其他各种性质来源的科研项目。
KY18自选项目，为科研人员自行选题，没有经费资助的项目。
国家级和省部级项目科研档案，属于反映高校科研水平和科研特色的重要科研档案，必须确保其完整，向档案管理部门归档；属于KY14 ~ KY18的各类项目档案，可视各校具体情况，或者全部归档，或者选择其中较重要者归档，例如，在项目数量极多，无法兼顾的情况下，科规定凡进行申报评奖或者推广应用产生社会经济效益的项目，应向档案管理部门完整归档，而一般项目，可由原科研部门保管。
是否在二级类目下按学科设置三级类目，可根据各校不同的具体要求决定，如无必要，可不设置；没设置时，也可根据各自的具体情况，采取其他的划分学科门类或学科类别的方法。
三、按科研项目来源性质设置二级类目的优点
按科研项目来源性质设置二级类目的方法，较好的符合了分类法所要求的科学性和适用性等方面的要求，在理论上和实践上都具有明显的优点。
（一）能较好地符合分类法对类目设置的原则要求
类目的设置，从内容上来说，有以下的要求：概括性和具体性，上级类目能概括下级类目，下级类目之间要相互独立，并能反映上级类目的具体内容；类目在保持一定的稳定性的同时应有预见性，留有发展余地，易于扩展和修订；类目的排列要符合逻辑性；要结合规范性和灵活性。从形式上说，分类法必须采用一定的编码体制，类目的设置不能超出编码方法的限制。
按科研来源性质设置二级类目，比较好的符合了上述原则要求，克服了按学科或专业设置二级类目、按项目设置二级类目的缺点。例如：二级类目设置不会超出分类法的容量；二级类目能保证相对稳定性；二级类目的排列可能确定，不受偶然性因素的影响；等等。更重要的是，这碧按学科（专业）或项目设置二级类目的方法，更能体现科研档案形成过程钟的特点，更符合来源原则的要求，更好的保持科研档案固有的系统性和历史面貌，因为高校科研项目的管理都是按项目来源性质进行管理的，科研项目的申报、经费的下拨、项目计划和进展情况的报送、项目结题、鉴定、以及申报评奖等均是按照项目来源的自然批次进行管理的。
（二）在实践中具有较大的适用性
经过一段时间的实践，我们认为，在实践工作中，按科研项目来源性质设置二级类目有以下的优点：
1、符合重要性原则。
科研项目的重要性直接体现在分类法中，科研工作者和档案工作者能分清主次重点，在较重要的项目上花费更多的时间精力，保证其完整系统。
2、便于主动对科研项目文件材料进行控制
按项目来源性质设置二级类目，在科研项目立项的时候，档案管理部门就可以介入。例如，有一批国家自然基金项目申报，获得了批准，档案管理部门即可将其基本情况登记在册，并对其进展情况进行跟踪。这对于保证科研档案的完整、系统、规范都是极有帮助的。
3、与科研管理职能部门的工作衔接。
在保证科研项目档案的完整性、规范性和归档的及时性方面，科研处等科研职能管理部门起着重要的作用。而科研处对科研项目的管理，主要是按其经费来源性质进行管理的，按项目来源性质设置二级类目，就能较好的与科研管理职能部门工作相衔接，并可在科研项目及科研档案的统计、监督、检查和利用等工作中得到极大的便利。
4、方便不同高校间的相互比较和信息共享。
各高校的科研项目档案，按其来源性质集中后，在同一二级类目下的科研档案，在不同高校之间，一般也同属于相同级别层次的科研项目。这样互相之间就具有了较高的可比性，能真实的反映各个高校科研水平的高低和科研工作的特色。