摘要：本文首先分析了档案利用过程的一个基本特征——即信息的不对称的广泛存在，再讨论了档案用户一个基本行为倾向——即机会主义，并指出，由于上述这两方面因素的结合，档案利用存在道德的风险，这使得不受监督的档案利用会产生巨大的负面效应。最后，文章讨论了减少档案利用的道德风险的途径。
关键词：信息 利用 道德 理论
档案工作的出发点和最终目的都应该是满足用户的档案信息需求。对档案利用工作的重要性的这种认识，近年来在档案界已经逐渐成为共识。但是，档案利用所涉及的各种因素，例如用户的档案信息需求得类型和特点，影响用户档案信息需求的各种因素，用户档案信息需求的满足过程和满足的方式，以及档案用户在利用档案以满足其档案信息需求的过程中的行为规律等等，却并没有得到深入的探讨。同时，对于档案利用过程中由于各种主客观条件的限制而可能产生的各种负面效应也没有一个清醒的认识。
一、档案利用中的信息不对称
信息不对称是信息经济学和现代契约理论中的核心概念。经济学中的非对称信息是指这样一种信息，在一项契约关系中，缔约当事人一方知道而另一方不知道，甚至第三方也无法验证，也需要花费很大人力、物理和财力，在经济上是不合算的。在信息不对称情况下，契约是不完全的，当事人的行为也是难以监督的。信息不对称同样广泛存在于经济领域之外，任何一项工作，只要涉及到不止一方的参与者，则在这些不同的参与者之间就必然存在着信息不对称问题。信息不对称的概念的分析方法可以运用到包括档案利用工作在内的各种领域。
非对称信息的种类可以从时间上和内容上来进行划分。首先，信息不对称所发生的时间是不同的，可能发生在事件的开始、中间或事后。发生在当事人缔约前的，称为事前非对称信息，发生在当事人签约以后的，称为事后非对称信息。其次，信息费对称的内容也是不同的。非对称信息的发生可能是由于某当事人的行为只被他自己知道，或只被一个契约中所有的签约人知道，而局外人不能观察到，这种情况叫做隐藏行为或隐蔽行动。非对称信息也可能发生在信息分布的不平衡上：签约一方对他人的知识（个人特征）知道得很清楚，而其他人不知道或知之甚少，或者可能影响契约的自然状态的知识某个人知道而另外的人不知道，这叫做隐蔽信息或隐藏知识。
信息不对称分析模型主要有两种，即事前信息不对称的逆向选择模型和事后信息不对称的道德风险模型。研究事前的信息不对称，主要涉及如何降低信息成本问题，研究事后的信息不对称，主要涉及如何降低激励成本问题。
档案利用工作涉及两方面的参与者或当事人，即作为档案的档案信息提供者的档案部门与利用档案和档案信息的用户。在档案利用过程中，在档案部门和档案用户这两者之间存在着信息不对称。我们可以根据信息不对称是发生档案利用之前还是档案利用之后，将其分为事前的信息不对称和事后的信息不对称。
1、事前的信息不对称。从信息不对称的内容来看，档案利用中档案部门和用户之间存在的事前的信息不对称主要属于隐藏信息。它包括两方面的内容。一方面，档案部门对于他们自己所提供的档案和档案信息的有关情况，包括其质量和数量状况如何，在哪些方面有独特的优势或存在着不足，以及如何才能快速有效地利用它们等等有关的信息，档案部门都要比用户清楚得多。而档案用户对这些信息，是不可能预先完全了解清楚的，换句话说，档案用户在利用档案之前，对于有关档案信息的了解不完全的。另一方面，档案用户是出于什么目的而来利用档案，档案用户的身份和地位如何，他们是否有利用档案的资格和权力等等情况，在利用档案之前，只有档案用户才清楚，档案部门都是不知道或不完全清楚的。
事前的信息不对称会导致档案利用不足的情况发生。另一方面，用户不了解档案，也不能预先知道他使档案部门进行了大力宣传，用户也有可能不相信，这样，就会减少用户来利用档案的可能性。另一方面，由于用户利用档案部门对档案用户的情况不了解，如果档案部门在用户利用档案时不进行严格的监督，用户可能会对档案造成损坏，或者更严重的是，有些用户可能是“非法”用户，他们可能是出于不正当的目的来利用档案的。因此，档案部门肯定会对用户进行各种询问，要求验证用户进行利用效果跟踪调查的，许多用户可能会因为觉得利用档案太麻烦，而干脆放弃利用档案。这样也会导致档案利用的减少。
档案利用中存在的事前的信息不对称，当某一个用户实际成功地利用档案之后，在一定意义上来说，就已经不复存在了。因为一方面用户已经得到他所需要的档案或档案信息，只就对用户有用的这部分档案和档案信息而言，档案部门与用户之间的信息不对称已经不复存在（当然，对其他更大量的档案和档案信息的有关信息，档案部门与用户而言之间信息不对称仍然是存在的，但那对这一个用户而言并没有实际意义）。另一方面，对于档案用户的利用档案的原因和目的、用户的身份资格等等有关信息，这时也被档案部门所掌握，这方面的信息不对称也基本上不存在了。因此，在实际工作中，档案利用可能导致产生负面效应的主要是事后的信息不对称，这也是本文所要讨论的重点。
2、事后的信息不对称。从信息不对称的内容来看，档案利用中档案部门和用户之间存在的事后的信息不对称主要属于隐藏行动。从理论上来说，隐藏行动也包括两方面，即，一方面，档案部门的行为也不为档案部门所掌握。在实践中有实际意义的主要是第二方面，即用户在成功的利用了档案，获取了有关信息之后，他将如何行动，这方面的信息档案部门是很难掌握的。用户这些行动，对档案部门来说，是“隐藏行动”，超出了档案部门的视线范围所及，非档案部门所能监督和控制，这样会导致这样的一种状况，即用户可能会将档案或档案信息用于其他的超出原来允许的范围之外的目的，这些目的可能是不合理的或不适当的。这样会出现道德风险，从而导致负面效应。关于道德风险这一概念的详细内容，我们将在下文中讨论，在此只是先行指出，道德风险负面效应的出现，正是由于信息不对称的存在，给了具有机会主义行为倾向的人（当然包括档案用户）以机会主义行为方式去实际行事的机会。
下面，我们就来探讨一下档案用户的机会主义行为倾向。
二、档案用户的机会主义行为倾向
任何一个人，在一定意义上都是利己主义者，他追求个人利益的最大化。这里所说的“利益最大化”并不是指单纯的“利润”或“金钱”最大化，而是指主观效用的最大化，即满足个人偏好的程度最大化。当然，在人类行为中确实有“纯粹利他主义”的因素，例如，从事慈善事业，义务献血，为保卫国家而牺牲生命等等。但是这种利他主义行为也可以视为最准利己的一种手段，是为建立一种无形资产或满足自已一种高层次的需要，亦即不可勇金钱衡量的效用最大化和特殊偏好的满足。因此，我们没有理由认为一个追求自身利益是不正当的，只要他不损害社会和他人的利益，也不违反公共秩序和社会优良风俗。
所以，关键是要对个人行为进行有效的制约和监督，不然的话，他可能会不择手段地追求自身利益。即使是在有一定的约束和限制的情况下，他可能会为了追求自身利益，而采取非常微妙和隐蔽的手段，会耍弄狡黠的伎俩，如说谎、欺骗、偷窃和毁约等，以谋求私利。这种行为的倾向就被称为机会主义倾向。这可以说是人类的一个基本行为倾向。
许多情况下，人的机会主义行为倾向被限制者，这种行为的倾向并不一定会转变成具体的机会注意行为。这取决与各种因素，包括法律制度和社会规则的约束、他本人对这种行为的风险（如机会主义被他人发现的可能性）、成本——收益的分析（机会主义可能会导致他丧失信誉，这会给他造成损失），以及交易对象和第三方的实力、智慧和监督、制造的能力等。
在这项行为或工作中，信息不对称存在，大量增加了当事人某一方机会主义行事的可能性。因为要获取信息来缓解信息不对称是需要花费成本的，要对交易的任何一方的所有行为进行监督也要花费很高的监督成本。在许多时候，监督如此困难，以至于根本就不可能的。
在档案利用工作中，机会主义行为主要发生在档案利用完成以后，在档案利用之前和利用过程中发生较少。这有几个原因。第一个原因是档案用户利用档案过程自始至终都受倒档案部门工作人员的直接监督；第二个原因是，档案用户为了利用档案，需要向档案部门工作人员说明自己的身份和有关情况，或者提供相应的证明材料，也就是说，档案用户不可能隐瞒他自己的全部情况；档案用户与档案部门工作人员之间的信息不对称或者不严重的第三个原因是，档案利用开始后，事前的信息不对称情况已经基本不存在了或得到了很大的缓解，这一点，我们在上面已经讨论到了。
档案利用完成后，由于事后信息不对称的存在（主要表现在用户的隐藏行动），再加上监督的困难，档案用户的机会主义行事冲动九很可能转化为实际的机会主义行为，这九是所谓的道德风险。
三、案利用的道德风险
事后信息不对称会导致道德风险，其最直接的原因是信息不对称的存在使得机会主义行为更容易得逞而不受惩罚。道德风险最初是保险经济学的一个术语，它是指这样一种情况，即投保人在知道他们将获得赔偿的情况下不采取所有可能的措施来避免损害。因为反正保险公司会赔偿，而且保险公司很多时候也不可能知道这种损害是由于事故的原因还是由于投保人不小心的原因而造成的。现在道德风险一词被广泛应用赖指这样一种情况，即某个人受到某种因素的引诱违反了有关诚实和可靠的一般准则，而机会主义地行事，因为环境允许他们这样做而不受到惩罚。换句话说，他们没有足够的坚持诚实信用的行为准则的激励。如果一个人承担其行为的后果的一部分，或根本就不承担其行为的任何后果，那么他的积极性和行为就会发生变化。
档案利用中的事后信息不对称主要是指档案用户的隐藏行为，这种隐藏行为会导致道德风险。隐藏行为的道德风险是指，在签订契约后，当事人各方会采取一定的行为，但任何一方当事人只能观察到最后的结果，却无法知道这一结果到底是由于另一方当事人的行为造成的还是由于“自然”的变化或其他的原因造成的。这样，就无法判断谁该承担各种后果和相应的责任，谁该受到惩罚，当事人也就没有依诚实信用原则行事的激励，他们可能出于自利，而可能采取以机会主义的方式来行事，以致损害另一方当事人的利益。
如果能够掌握和监督当事人的所有行为，就可以明确的确定当事人的对一定后果的责任，九不会产生道德风险问题。但由于存在着事后的信息不对称，当事人的行为是隐藏行动，对其进行监督是很困难的。
如前所述，档案利用工作的事后的信息不对称的道德风险主要是指档案用户的隐藏行动的道德风险，这在实践中已经造成了一些负面效应。以档案馆的情况为例，用户的隐藏行为的道德风险导致负面效应具体表现在以下几个方面：
第一，造成档案资源的流失。所谓档案资源的流失，是指本来收藏于档案馆的档案，由于人们的系统利用，大量复制，从而使档案资料中相当一部分产生信息流失，为档案馆外的人或机构所收藏，并以各种形式非法公布。
非法公布是造成档案流失的关键。这里所说的档案资源流失，定位于其行为主题是具有利用权的个人和组织的正常的档案利用。问题是档案利用有合理与不合理之分，合理利用就是指利用者复制、摘录档案信息后，只要不违反国家有关规定，就可以根据需要在研究著作中引用，但引用档案内容均应注明档案的收藏单位和档号。这种应用应该确实是著述的需要，且要适当。不合理利用则与之相反，利用者在著述中大量、超量引用档案内容，并且这些档案内容尚未公布过，这种引用实际上起到了公布的作用，造成档案资源的流失。
我们认为，这种非法公布造成的档案流失，从表面上看来是由于档案部门工作人员责任心不够强，或者由于各种监督制约机制不健全，使少数利用者有机可乘。但要追究其根本原因的话，则是信息不对称的存在和机会主义行事方式的共同作用的结果。
档案用户上门利用档案，档案部门可以严格地对其进行审查，利用开放档案的需要有身份证，利用未开放档案需要有效介绍信。也就是说，在这时，信息不对称情况并不是很严重，而且由于出于有效的监督下，档案用于的机会主义行为倾向没有转化为实际的机会主义行动，道德风险负面效应不是很突出。
但是在用户出了档案馆后，档案馆对其就无法监控了，几乎处于一种失控状态。由于并没有法规明确规定，要求作品在发表、出版前，对其中引用的档案资料需要经过收藏单位的审查认定，一些认真负责的出版单位、编辑可能会就其中引用的档案资料做一些核实，即使如此，也只不过确认其真实与否，并不涉及档案资料的公布权限问题。至于档案的应用是否过量，是否非法公布，会否造成资源的流失，则根本不在考虑之中。没有一套有利的监督机制，档案馆也职能干着急，连“亡羊补牢”的工作也无能为力。因为档案馆本身没有这种能力，也没有这种必要对各种可能出现的档案资源流失的出版物尽心审核检查。
这里关键在于，档案用户并没有一种正确合理的使用他所获取的档案信息的有效激励。由于对他如何使用档案信息的行为监督很困难，客观上就允许他们以不合理的方式利用这些档案资源而不造成的全部后果，或根本就不必承担其行为的任何后果（现在的事实就是如此，我们很难就造成档案资源流失的行为进行处罚），那么他自然就会采取机会主义的行事方式。
第二，造成档案收集工作和其他工作的困难。由于档案被非法公布或被使用于不合理的地方，对于档案的所有者或原保管着（因为档案馆的档案都市经“移交”进馆或征集而来的）来说，很可能就会侵犯他们的合法权益，或至少这是对他们劳动和感情的一种不尊重，这就必然会影响倒以后的档案收集工作和其他工作的开展。
第三，曹成档案馆“无缘无故”地侵犯他人的而权益。由于上述的原因，档案用户可能会利用所获得的档案信息进行不正当的活动。在进行这种活动时，他很可能会侵犯他人的合法权益，如所有权和知识产权。应为在档案用户所利用的档案中，有可能是郁郁他人所有的而寄存在档案馆的，档案馆仅仅是在帮档案所有者代管档案，有的可能虽然档案馆拥有档案的所有权，而档案的内容所承载或反映的权利，如著作权和专利权等知识产权，则任属原档案所有者所拥有。在这些情况下，如果档案用户将所获取的档案信息作不正当的使用，就会侵犯他人的合法权利，而此时档案馆则很可能要作为第二被告坐上法院的被告席，甚至成为法律惩治的对象。
四、建立有效的监督激励机制，防范和减少档案利用的道德风险
如果能够对交易各方的行为进行完全的监督，就可以解决事后的信息不对称的道德风险（对档案利用来说，主要是档案用户的隐藏行动的道德风险）。当然，这是不可能的。这是因为两个原因，首先，要解决信息不对称问题并不是容易的事情，有关各方并不一定存在着提供完全信息的激励，因而要求具有较多信息的一方令人信服的把他知道的信息传递给其他人可能相当困难。其次，要对有关各方面进行有效的监督，成本也很高。
为了减少事后信息不对称的道德风险（主要是隐藏行动的道德风险），必须同时从两方面着手。第一是要着力建立健全监督制约机制。列入为了防范和杜绝档案资源流失，必须有能明确区分合理利用与不合理利用的标准和制度，需要进一步规范档案的公布行为，对于由于界定尺度掌握困难而产生的矛盾，必须有第三方权威仲裁机构进行裁决。同时英爱建立制度，规定对于出版物中引用档案资料的，都应由该档案资料的收藏单位先行审查，以确保档案内容真实可信，并保证其应用适当，避免造成档案资料的流失。但这些监督制约的规章制度，通常都取决与国家法律和有关行政法律的规定，很多时候并不是档案馆所能决定的，档案馆往往只能出于等待观望之中，最多只能是进行“积极努力的呼吁”。
第二，也是更为直接有效的是，档案馆必须设计出一系列激励方法，以“诱使”档案用户不至于做出有害的使用档案信息的行动。这种激励方法应该努力争取达到这样的效果：即使档案用户完全从自己利益处罚而使用所获得的档案信息，最终的结果也是对档案和社会最有利的。
这些激励方法不仅要考虑从外部给予合理利用档案用户予以一定的奖励，而且更重要的是要从档案用户的内在行为机动来考虑，即建立一种档案用户内部激励机制，促使档案用户认为对档案信息的合理使用（非机会主义的行事方式），对他自己也是有很大好处的，是符合他自己利益的。这样的激励机制的建立，不仅需要我们在理论上进行探索，更需要我们在实践中积极尝试。