为促进我校档案工作的科学发展，实现档案实体分类、编号、排架、检索的规范化、标准化，充分发挥档案的作用，更好地为学校中心工作服务，特制定本办法。
一、类目标识
根据教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》有关规定，并结合《暨南大学档案管理办法》的要求，我校档案划分为：党群、行政、学生、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、校史、实物、已故人员、声像等十五个类目。
（一）一级类目标识
我校档案实体分类一级类目标识由类目名称主词汉语拼音的首字母组合，具体标识如下：
DQ 党群类
XZ 行政类
XD（LX） 学生类
JX 教学类
KY 科研类
CP 产品生产与科技开发类
JJ 基建类
SB 仪器设备类
CB 出版类
WS 外事类
CK 财会类
XS 校史类
SW 实物类
YG 已故人员类
SX 声像类
（二）二级类目标识
我校档案实体分类二级类目标识采用双位制，如“11”，其余二级类目依次为12、13……99，其中10、20……等带“0”的数字不用。
（三）案卷号、件号
案卷号、件号均由四位阿拉伯数字组成，如：0001、0002……流水编号。
二、档号编制
（一）档号结构
档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。（学生类档号结构见学生类档案管理细则）
年度号：四位阿拉伯数字组成
分类号：分类号一般由一、二级类目代号组成，部分设有三级类目的还应包含三级类目。
案卷号：按选择的分类号流水编号
（二）档号模式
年度号+分类号+案卷号
例如：
××××—××11—0001~n
（三）档号标识
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号之间用“-”连接。例如， 2006年党群类综合部分的第五卷档案，可标识为：2006-DQ11-0005。
三、档案保管期限
学校档案保管期限，从2011年开始，文件材料归档保管期限定为永久、定期（30年、10年）。
四、实体档案排架
为维护档案的整体性和方便查找，档案实体排架按“类别-年度”纵向排列。
五、档案实体分类代号简表
（一）党群类：
一级类目代号：DQ
二级类目代号：
11 党务综合（学院党委、总支、直属支部材料入此）
12 纪检、监察
13 组织
14 宣传教育
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（妇女工作材料入此）
17 团委（学生社团材料入此）
（二）行政类
一级类目代号：XZ
二级类目代号：
11 综合（教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。）
12 人事（师资培养材料入此。）
13 监察审计
14 武装保卫
15 总务后勤
16 档案、图书、文博
17 董事会
18 学校“211”工作、
(三)学生类档案号标识：
一级类目代号：XD表示在校生
LX表示离校生
在校生二级类目代号：
11 博士研究生
12 硕士研究生
13 本科生
离校生二级类目代码：
11 博士研究生
12 硕士研究生
13 本科生
（四）教学类：
一级类目代号：JX
二级类目代号：
JX 11 综合类
JX 12 学科与实验室建设
JX 13 招生工作
JX 14 学籍管理
JX 15课堂教学与实践教学
JX 16学位工作
JX 17毕业生工作
JX 18教材建设
（五）科研类：
一级类目代号：KY
二级类目代号：
11 综合
12 国家项目
13省部级项目
14．12 国家级别评奖项目
14．13 省部级评奖项目
14．14 其它评奖项目
15 国际合作项目
16 厅局级、地方级项目
17 与企事业单位横向合作项目
18 其他经费来源项目
19 自选项目
（六）产品类：
一级类目代号：CP
二级类目代号：
11 综合
12 产品项目
（七）基建类：
一级类目代号：JJ
二级类目代号：
11 综合
12 总体建筑
13 教学楼
14 公共活动建筑
15 住宅区
.12 羊城苑
.13 苏州苑
.14 真如苑
.15 金陵苑
.16 明湖苑
.17 南湖苑
.18 建阳苑
.19 暨南花园
.21 华景新城
16 其他建筑(华侨医院及零散建筑)
（八）仪器设备类：
一级类目代号：SB
二级类目代号：
11 综合
12 仪器设备种类
（九）出版类：
一级类目代号：CB
二级类目代号：
11 综合
12 报纸
13 书籍
14 刊物
15 音像
（十）外事类：
一级类目代号：WS
二级类目代号：
11 综合
12 出国
13 来校
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
（十一）财会类：
一级类目代号：CK
二级类目代号：
11 综合
12 会计报表
13 会计账簿
14 会计凭证
15 工资清册
16 涉外会计凭证、账簿
（十二）实物类：
一级类目代号：SW
二级类目代码：
11综合
12书法
13字画
（十三）校史类：
一级类目代号：XS
二级类目代号：
11 综合
12 校史
13 剪报
14 校友会
15 校庆
（十四）已故人员类：
一级类目代号：YG
二级类目代号：
11 综合
（十五）声像类
SX 声像
一级类目代号：SX
二级类目代号：
12 照片
13 录影带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 缩微胶片
19 光盘