一、暨南大学办学历程与历史变迁
暨南大学是中国第一所由国家创办的华侨学府，现直属国务院侨务办公室领导。学校的前身是1906年清政府创立于南京的暨南学堂，“暨南”二字出自《尚书·禹贡》：“东渐于海，西被于流沙，朔南暨，声教讫于四海。”意即将中华民族的优秀文化远播于五洲四海，寄寓了中华文化的自信和崇高的办学使命。1923年暨南学堂迁至上海，1927年更名为国立暨南大学。1943年抗日战争期间，迁址福建建阳。1946年迁回上海。1949年9月合并于复旦、上海交通等大学。1958年在广州重建。1978年在广州复办。
二、档案室基本情况
1986年学校成立综合档案室，定为科级单位，设专职档案员5人。随着学校办学规模的不断扩大和办学层次的逐步提升，为加强学校档案管理，1990年综合档案室升格为副处级单位隶属于学校办公室，设专职档案员编制6名。学校确定由胡军校长分管全校的档案工作。2008年7月综合档案室升格为档案馆。档案馆负责校内档案的监督、收集和管理工作，行政上隶属于校长办公室领导，由校长办公室林如鹏校长助理兼校长办公室主任分管，业务上接受国务院侨办和广东省档案局的监督指导。档案馆现有9名专职档案工作人员。中级职称7人，初级职称2人。博士1人，硕士研究生5人，大学本科2人。档案馆返聘退休职工1人，聘用短期合同工8人。自此，全校档案有了统一的管理，档案的完整、系统也开始有了保障。
暨南大学档案工作由于暨南大学及其前身在历史上数度迁移，几经停办，学校各个历史阶段的档案完整程度不一。解放前暨南大学各个历史阶段的档案材料大部分在战乱和迁徙中散失了，所保留下来的档案材料也大多保存在当地的档案部门。如南京、上海等地的档案馆。
1958年暨南大学在广州重建，重建时期（1958年－1970年）形成的档案材料，由于停办期间暨南大学校园被军医大所占据，原有的人员、设备、图书都分别流入华南师范大学、华南工学院（现名华南理工大学）、外语学院和中山大学等多个院校，档案材料也分散至各个院校，再加上“文革”动乱的原因，至复办时，档案材料散失殆尽。
档案室现存档案，绝大多数档案形成于1978年暨南大学在广州复办之后。1978年暨南大学复办时，设立文书档案室，隶属学校办公室秘书科，设一名档案员，只设文书档案一个门类，复办时只收回文书档案227卷、上级文件50卷。1985年为规范档案管理，将教学、科研、基建档案分出另立门类，集中统一保管着学校各种活动中形成的、上级有关部门发至学校的，除人事、学生档案外的其他全部档案。2009年10月起将学生人事档案纳入管理范畴扩大了业务内容。学校档案整理立卷的方法分为两个阶段，1994年以前是按照广东省档案局的机关档案的整理、分类、立卷的方法执行，1994年以后（含1994年）的档案是按国家教委颁布的《普通高校档案实体分类法》和《普通高等学校档案工作规范》的要求来进行档案的收集、整理、立卷、分类、鉴定、保管、利用等项工作。根据国家有关法规，结合学校的实际情况，档案馆档案实体共划分为十五大类档案：即党群类（代号DQ）、行政类（代号XZ）、学生类（代号XD）、教学类（代号JX）、科研类（代号KY）、产品类（代号CP）、基建类（代号JJ）、仪器设备类（代号SB）、出版类（代号CB）、外事类（代号WS）、财会类（代号CK）、声像类（代号SX）、实物类（代号SW）、校史类（代号XS）、已故人员类（代号YG）。1994年以来，学校归档各类档案基本齐全完整，其中出版类档案中的原稿和各种校对稿、部分设备档案因条件所限，只收集目录。
截止至2015年，档案馆全部档案案卷 127097卷又21942件，其中党群、行政等文书档案5687卷又15063件，会计档案19899卷，基建档案2190卷，科研档案3073卷，教学档案33108卷，出版档案4238卷，学生档案57491卷，声像档案5117件，实物档案1218件，其他类档案1411卷。其中永久保管档案2111卷又4039件，长期（30年）保管档案3037卷又9716件，短期（10年）保管档案539卷又1308件。
至2015年12月，档案馆完成1977—1993年党群档案数字化2449卷和2014年文书档案1781件；完成2005年—2015届本科毕业生学籍表、成绩单，2005—2014届毕业名册，2014级新生录取名册数字化扫描、加工、上传工作，扫描档案1470卷。现有案卷级计算机目录127097条，文件级目录进47万条，实现档案目录100%的计算机检索。
2009年6月，档案馆搬迁至蔡冠深博物馆楼。档案馆馆库面积1200平方米，使用面积1513平方米（其中库房面积955平方米，办公室、收集室，整理室，消毒室等588平方米）。档案馆办公地点在四楼，档案库房分别设在二、三、四楼，查阅室设在三楼，学生档案办公室在二楼，二、四楼设有特长档案和实物档案的展览室。
三、学校档案工作现状与特色
除校本部外，学校在广州、深圳和珠海还分别设有三个分院，为便于各办学点利用档案，我校华文学院、深圳旅游学院、珠海学院另设有档案分室各配备有半个编制的专职档案员负责本学院档案的收集、整理、保存和利用。
暨南大学的档案工作一直以来都受到学校领导的高度重视，在人员、经费、场地等方面都得到了学校的大力支持。1991年3月暨南大学综合档案室通过了机关档案综合管理广东省一级。1996年5月通过了档案综合管理广东省特级，同年梁胜有同志获得了全国优秀档案工作者称号。1999年5月暨南大学综合档案室成功转套为科技事业单位档案管理国家二级档案管理单位，并于同年获得了全国档案工作优秀集体称号。2001年获得广东省普通高等学校档案工作达标升级优秀单位。2015年档案馆配合国务院侨务办公室完成国家档案局科研项目《电子文件全程监管模式的探索与实践》获得国家优秀成果奖二等奖。同年10月获广东省档案局颁发省直单位档案工作年度评估优秀等级。这些成绩的取得，综合档案室主要做好了以下几方面工作：
1、业务规范落实。认真贯彻执行档案行政管理部门及上级主管部门有关档案工作的规定，是档案业务建设的重要内容。1994年以来根据国家和广东省有关档案工作的法规精神以及上级业务部门的有关规定，结合本校实际，我们先后制定了《暨南大学档案管理办法》、《暨南大学档案实体分类法》、《暨南大学各类档案管理细则》、《暨南大学关于实行部门立卷归档办法》、《暨南大学档案借阅制度》、《暨南大学档案保管制度》、《暨南大学档案安全保密制度》、《暨南大学档案鉴定制度》、《暨南大学综合档案室工作职责》、《暨南大学档案工作人员岗位责任》等24项规章、制度。由于制度健全，措施得力，学校档案收缴的完整率，合格率逐年提高。部、处、院、系与学校综合档案室的配合也越来越好。原来有的要靠催交，甚至拒交的部门变成了主动请综合档案室进行业务指导，并积极、主动上交档案的部门。随着学校各项档案规章制度在档案工作中的逐步落实，学校档案的规范化、科学化管理取得了明显的成效。
2、注重现代化档案管理。为了提高工作效率，学校综合档案室在正常开展工作的同时，特别注重档案管理手段现代化。为了方便档案的查找和利用，我们编制了多种检索工具和编研材料，对各种档案和资料都编有符合标准的、便于查找的目录。档案目录全面实行了计算机管理。现在各部门档案员均能够利用网络管理档案。档案员还能按照国家教育部《实体分类法》和《工作规范》的要求，结合学校实际进行计算机管理档案这一科研项目的探讨和开发，不断完善现有档案的信息化管理。学校档案室现独立开发完成了档案管理系统，建立了完整的档案数据库，用以编制档案目录，编写编研材料，进行档案检索。同时，档案室也购置了数码相机、扫描仪、光盘刻录机、电视机、录像机、录音机等现代设施，对学校许多珍贵的声像、文字档案资料进行翻新、修复、储存、编辑等，以最大限度地利用现代科技做好学校档案的保管和利用工作，逐步实现文档的一体化和管理的现代化。
3、注意将工作落到实处。除了继续加强对学校综合档案室专业档案人员业务的培训，为使学校档案工作真正落到实处，我们重新对全校各部门分管档案的领导和兼职档案员进行了登记、补充、调整、落实。让那些真正有责任心，热爱档案工作的同志分管本单位档案和做兼职档案员，以便把本部门在教学、科研、管理工作中形成的文件材料进行收集、整理、立卷，并逐步完善部门立卷制。他们对做好学校档案工作起了积极作用，形成了一个较完善的网络系统。近几年，我们还逐步补充、完善和加强这种制度。我们明确规定各种材料和各个部门的收集范围和归档时间，由兼职档案员负责将本部门所形成的文件材料收集齐全，在专职档案人员的指导下，按照立卷原则进行分类、整理、组卷、编号、立卷，以保证案卷的质量。为保证档案的齐全、完整，综合档案室对部门移交的档案，建立了档案移交清册手续，有接受人移交签名，将数量、时间、内容填写清楚，做到责任明规、手续完备。
4、注重科研，抓好编研
在做好档案基础工作的同时，我们还注重抓好档案的编研，1998年综合档案室就编写完成了十二余万字的全宗指南（1906－1998年卷），2003年续编了4万余字的全宗指南（1998－2002年），此外综合档案室还编录完成了《暨南大学大事记》、《暨南大学组织沿革》、《暨南大学历届董事会、党代会、教代会简介》、《暨南大学专业设置》、《暨南大学研究生教育概况》、《暨南大学科研情况与获奖科研成果档案》、《暨南大学住房情况调查表》、《暨南大学固定资产表》、《暨南大学固定资产变动表》等编研材料241种，这些编研材料既方便了部门利用档案，又提高了档案工作的效率，还补充了档案的不足。此外，综合档案室还积极鼓励本室专业人员积极开展业务讨论，学习业务，撰写文章，近几年在档案学术核心期刊先后发表论文10余篇，这既提升了档案员的业务素质，又提高了综合档案室的整体学术水平，也将推进我校档案工作更上一个台阶。