暨南大学档案室现存的设备类档案形成于暨南大学设备管理和仪器设备申购、验收、使用、维修等各个环节活动中，反映了暨南大学设备处、各实验室、各相关职能部门的真实历史面貌和主要职能活动，对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
设备档案收集的范围包括设备管理工作中形成的材料，作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的、对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。其主要内容包括：综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修和随机图样等六个方面。其重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件：材料，包括全套随机图样。
设备档案包括设备综合管理性文件材料和设备项目技术性文件，其中设备综合管理性文件材料在1994年以前放在文书档案(党政类)中，1994年起(含1994年)才归入设备类。
综合管理性文件：主要是学校购置仪器计划、请示及上级的批复、其次是学校制定的关于仪器设备的规章制度，有关的总结、统计报表等。设备项目技术性档案：按仪器设备项目立卷管理。暨南大学重建后购置的仪器设备的有关档案，由于学校在1970年停办，设备及有关档案也分别流入其他院校和单位。1978年复办后，至1998年，购置了大批的仪器设备，其随机文件和其他有关技术性材料，都保存在该设备使用其他单位，以便于设备的使用与维修保养，学校设备处则建立了详细的设备目录和相关帐表，予以控制。综合档案室收集了这一期间的5万元以上设备的目录清单和设备使用简历、设备增减变动表等，作为设备档案的目录，而档案实体则存放在设备处或设备的使用单位。我室与有关部门协商后，决定从1999年开始，要求设备处准备两套随机材料，一套交档案室存档，一套由设备处管理与使用。现档案馆已建立了“流式细胞计”、“藻层扫描色谱仪”等大型设备的项目档案。
设备档案，从2014年起档案馆与学校设备处共同制定《暨南大学设备档案（采购类）归档管理方法》明确了由设备处进行部门立卷，档案馆业务指导，规定了设备采购类档案以项目属性按项目实行“立卷”方式整理，一个项目立为一卷，跨年度的采购项目一般归入采购起始年，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，设备采购档案保管期限为从采购结束之日起15年，设备采购档案必须字设备处保管5年后，移交档案馆。
在此方法下，清点和整理了从2006~2011年遗留的设备采购档案417卷。