暨南大学档案馆现存的教学类档案形成于暨南大学教学管理和教学实践活动全过程,反映了暨南大学教务、招生、学生工作、研究生、等职能部门的真实历史面貌和主要职能活动,对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。教学档案是衡量高等学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,是我校档案的主体、核心和重点。
教学类档案的主要内容包括:教学综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位管理、毕业生和教材等工作中形成的档案材料。教学类档案以本校教学工作中形成的,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体、形式的各种文件材料为重点。也包括一些上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中,以针对本校的指令性、指导性文件为主。
教学类档案不包括解放前暨南大学及其前身暨南学堂、暨南学校的 各种学籍、毕业证书签收册等材料,这部分档案材料大部已散失,部分保存在当地的档案部门,本室收集回来的一小部分,列为校史档案。
复办以后,,教学档案最初没有从原来的文书档案中分立。1987年开始设立教学档案。1978-1986年的教学档案的管理性文件材料,全部归入文书档案(即现在的党群类档案)。1987年以后(含1987年)的教学管理性文件材料,其实体和目录都独立出来,作为教学综合档案材料。学籍档案则全部归入教学档案,其起止时间为1958-1970年,1978-2007年。学位档案也从1987年起归入教学档案。
根据教学档案收集范围广、内容复杂、专业性强的特点,我们把全部教学档案实体划分教学综合管理文件、学位材料和学籍档案等三个系列来管理,其目录也相应组织成三个系列。
教学综合性管理文件材料,是学校在教学管理和教学实践中形成档案材料,以文书文件载体形式为主。包括教务管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位管理、毕业生和教材等工作中形成的管理性文件。主要是学校制定颁布的教学工作规章制度、有关专业设置的请示与批复、招生计划与总结、毕业生分配计划与总结、学生录取名册与分配去向、学生奖惩材料、学籍管理和学籍变更材料、研究生入学试卷、外招学生入学试卷、各层次教学工作评估及评选优秀 教材、教学成果奖申报和上级的批复等等,还包括历年招生简章和专业介绍、教学计划、自编教材。
学位档案是以研究生(包括博士研究生、硕士研究生)个人为立卷
单位,每位研究生的材料组成一至几卷,内容是研究生从入学至毕业的整个学习过程中形成的与学业相关的所有材料。包括毕业研究生登记表、成绩单、学位论文答辩申请书及决议书、学位论文评阅书、授予学位表决票、授予学位通知书、研究生学位论文中英文摘要和论文原文及有关的材料出处或实验记录等材料。
学籍档案室教学档案的重要内容之一,由于学籍档案分散在各学院和教学点,为了能够齐全完整地完成这部分档案的归档任务,档案馆就学籍档案的收集整理工作,多次开会进行讨论,进行专题研究,为改进学校档案的归档工作效率,采取召开兼职档案员和相关部门领导参加的会议及举办学籍档案归档培训班等形式,解决了学籍档案归档难的问题。
2011年,学校获批设立研究生院。研究生院负责博士研究生和硕士研究生学籍档案的归档工作,教务处学籍科负责全日制本、专科的学籍管理。教学档案从1987年开始单独设立,由于学校几经变迁,部分学籍已散失。档案馆按现存学籍分类,解放前学籍归入校史类。
我校是我国改革开放以来最早开展学位与研究生教育的高校之一,是全国高校中第一批具有学位授予权的单位,学校从1979年开始招收和培养研究生。经过多年的建设和发展,学校目前设有27个学院,61个系,188个研究机构和77个实验室,89个本科专业;博士学位授权一级学科点38个、硕士学位授权二级学科点(不含一级学科覆盖点)4个;硕士学位授权一级学科点38个、硕士学位二级学科点(不含一级学科覆盖点)5个;15个博士后流动站,1个博士后科研工作站(广州<暨南>生物医药研究开发基地),4个国家级重点学科、8个国务院侨办重点学科、20个广东省一级学科重点学科、4个广东省二级学科重点学科,设有国家人文社会科学重点研究基地(华人华侨)、教育部中国语言文学人才培养和科学研究基地、国家大学生文化素质教育基地、国家对外汉语教育基地、国务院侨办华文教育基地和广东省人文社科重点研究基地。有国家工程中心1个,省、部级设置的研究中心14个、重点实验室13个。
截至2015年,教学档案共33108卷。