去年三月，我们召开了第一次全校档案工作会议。一年多来，中央和广东省有关部门多次发出文件，强调必须认真搞好档案工作。国家较为也发出文件，指示必须搞好教学档案工作，明确规定了教学档案的归档范围。一九八七年九月五日，六届人大第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》。这是我国最高立法机关对档案工作进行立法，充分说明档案工作的重要地位和作用。 在我们学校，各级领导普遍提高对档案工作重要性的认识，加强对档案工作的领导和检查、督促。大多数单位都能积极支持、配合学校综合档案室，做好档案的收集、整理、立卷、归档、管理、利用工作，使学校的档案工作逐步走上轨道，取得一定成绩。在石牌各高等学校中，我校的档案工作属于中等。我们的工作还存在不少困难和问题。我们召开这次会议的目的，就是要认真总结过去一年的工作，并通过表彰先进、交流经验，进一步推动我校的档案工作，不仅要更好地做好收集、整理、立卷、归档工作，而且要做好档案的开发、利用工作，为提高我校的教学质量和科研水平服务。
一、认真学习贯彻《档案法》，进一步提高对档案工作重要性的认识
《档案法》从一九八八年一月一日开始施行。这是我国最高权力机关颁布的关于档案工作的第一部大法，是健全社会主义法制的重要方面。使我国档案工作的建设和发展有了法律的依据和法律的保障。一切国家机关、政党、社会团体、企业事业单位和公民都必须执行《档案法》，遵守《档案法》。昨天柯局长在报告中，对这方面的问题已经讲得很全面。
为了搞好我校的档案工作，我们必须认真学习、贯彻档案法，把思想认识提高一步。有几件模糊认识必须澄清：
1.有的同志认为档案室只是保存一些”纸材料”，对现实工作没什么意义。这种认识是不对的。保存、管理好档案材料，对反映我校历史的真实面貌有重要作用。而且对当前工作也有重要意义。过去办学的经验、成就，以致存在的问题、失败的教训，对于我们今天搞好改革、办好学校都有重要的价值。今天大家都讲信息，档案也是信息来源之一，是我们对当前工作作出决策的依据之一。保存、管好档案材料，对维护我校利益、对当前正常工作的开展都有重要作用。为对虎跳潭这块地，私校与我校发生争议，我们依靠档案材料，证明是我校地产。举建工程图纸及有关材料的保存管理，对当前工作更有直接重大的影响。过去有些材料没有归档，给工作造成困难，如去年国家教委重新审定专业目录，我们找不到开展计算机专业的批文，给工作造成困难。
2.有的同志认为，搞好档案工作是档案部门的事，与自己无关。搞好档案工作，档案部门当然负有重要责任，但其他部门、单位也有义务支持、配合档案室做好这一工作。《档案法》第三条明确规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”学校综合档案室的档案来源于各部门、各单位和有关教工在平时工作过程中形成的文书、教学、科技等材料。如果这些材料不收集、整理、上交给档案室，那学校档案室的档案就成为无源之水、无本之木。所以搞好档案工作，是校内所有部门共同的责任。
3.有的单位为了自己工作方便，不愿意将档案材料移交档案室。这是不利于做好档案工作的。《档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是就全国来说的。我们学校，则是由综合档案室对档案实行集中统一管理。校内各单位在工作中行程的档案材料，是学校的共同财富，应为全校各单位共同利用。如由各单位占有，则不利于维护我校档案的完整与安全，不便于各单位共同利用。《档案法》第十条明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”希望各单位能按照《档案法》的规定办事。各单位的负责人和档案工作人员都必须增强法制观念，提高做好档案工作的自觉性。
二、切实加强领导，进一步做好档案工作
领导重视，是做好档案工作的关键。我们学校有不少单位的负责同志对档案功能工作是重视的，如基建处、医学院、人事处就做得比较好。这些单位都有一位负责人分管档案工作，就自抓，而且抓得比较紧，不但指定有兼职档案员，而且组织力量、集中时间，对于我校复办以来单位的档案材料进行整理，做好立卷归档工作，取得显著成绩。有的单位的负责人说，工作很忙，没有时间对档案材料进行整理、立卷、归档。应该承认，各单位工作都很忙，做档案工作存在一定困难。但应该明确，档案工作是每一个单位的工作之一。学校的中心工作当然是教学、科研，但档案工作也应占有一定位置。搞好档案工作是为教学、科研服务的。不应把档案工作看做可做可不做的事。难道那些档案工作做得好的单位，是因为他们很清闲吗？其实，他们工作也很忙，但领导重视，把档案工作作为本单位的一项工作来抓，而且一抓到底。我希望，各单位的负责人通过学习《档案法》，提高对档案工作重要性的认识，把档案工作列入自己的工作日程。
要抓但没落实。学校综合但那干事具备专职档案人员，但各院、系、部、处及直属单位不可能具备专职档案人员。学校要求各单位都指定一名兼职档案员，把做好档案工作作为兼职档案员工作之一，给予一定时间。各单位要把做好平时的文书工作与做好档案工作结合起来。平时要注意文书材料的收集保存分类管理。这是做好档案工作的基础。要建立健全有关的规章制度，做到有章可循。各单位为了便于工作，有的重要材料、文件，可多保存一份。但移交档案室的材料一定要完整，不能说本单位要用，不上交。学校规定，第二年第一季度要收集、保存档案，维护我校档案的完整与安全，而且应积极创造条件，为校内各单位利用档案提供方便。过去几年中，在这方面做了一些工作，但还做得不够。必须充分发挥档案工作在我校办学中的作用。哪些档案材料可以开放利用，哪些不能开放，要按照《档案法》和上级档案部门的规定办理。总之，凡可以开放利用的档案，要完全发挥其作用，要尽量开放查阅、利用。
同志们，我们希望通过这次会议，总结交流经验，提高思想认识，大家共同努力，开创我校档案工作的新局面。