学位档案整理规范
一． 分类编目（2010年学位档案已编目导入系统）
Ø档号由实体分类号和案卷及件号两部分组成
Ø学位研究生档案实体分类号：四位年份-JX16.XX，XX是学位类型用代码表示，博士代码用12，科学学位等代码用13 ，专业学位代码用14 。
如：2010届博士，则实体分类号为:2010-JX16.12
Ø学位研究生档案案卷号：用学位证书编号的后四位编码。
一． 档案整理
Ø按规范将档案材料排序→把同类目材料装订成件（用不锈钢钉或线钉）→每件材料从1开始编写页码（有文字就算1页）→录入计算机系统→打印卷内目录→装袋。
二． 移交归档
Ø打印一式两份移交目录（档案馆和部门各留一份），将档案实体和移交目录同时移交档案馆。
学位研究生档案整理注意事项
一． 下述学位材料必须收集归档
Ø授学位决议 答辩会议记录
Ø论文评阅书 答辩表决票
Ø答辩委员审核表 论文
二． 档案材料装订时必须使用不锈钢钉（可到档案馆免费领取）或线装。如用非不锈钢钉装订的材料要起钉重装。
三． 移交归档的材料必须加盖学校及其相关部门印章。
四． 学习时间可在答辩审核表和学生成绩表获得。