1.毕业生档案寄发基本情况
每年7月底就业中心发给档案馆“毕业生就业档案去向数据”，档案馆依据所得数据，编写离校档号、发档号，形成本科生和研究生毕业生档案发档数据表。按这两个数据表打印发档标签、档案邮寄地址、毕业生档案转递通知单、毕业生档案转递通知单、毕业生档案机要文件交寄单（即寄发档案签收单），核对无误后寄发。
为方便寄发，根据毕业生的去向分类，并分数据段编写发档号。毕业生的档案去向分为：暂缓就业、广州市高校毕业生就业指导中心、省内单位、省外单位、攻读本校研究生、第二批毕业（省内、省外）、暨大人事处、暂不迁出、留校修读、未毕业暂不迁出、外招学生、全日制可自提、兼读制可自提等。省内单位一般通过EMS寄发、省外单位一般通过机要局寄发。
2.零星发档
往届已毕业学生因特殊原因申请暂留、被退回的档案须有调档函或就业中心开具的发档函且毕业资料齐全才能发档。毕业资料一般必须有：毕业生登记表、成绩单、就业通知书（即报到证），不全的要求其补齐后才能发，外招生、定向和委培研究生、读研、读博及暂缓就业的学生无就业通知书。外招本科生的档案一般不能寄发，须经过就业中心负责老师审核同意才能发档。退学学生档案须有退学通知（证明），才能按期生源地或调档函地址发档。
3.考验和拟录取为公务员的应届毕业生档案因政审提前发档
由于各高校与接收单位要求不同，部分考研和拟录取为公务员的应届毕业生档案要提前发档。此类情况下，调档函由要求调档的单位直接寄到就业中心或有有关学生上交，档案馆在依据调档函发档。