1．本科新生档案移交
本科新生档案移交流程图
本科新生的人事档案由招生办统一向各学院收齐后，统一移交档案馆，档案馆按移交名单清点签收。
每年新生入学后，由就业指导中心（下文简称就业中心）将“新生履历表”发给各院系，新生填写完整后，由学院统一移交档案馆归入个人档案。
2．研究生新生档案移交
研究生新生档案移交流程图
研究生新生档案由培养单位收齐后，填写移交清单移交档案馆。博士研究生的人事档案与报考资料（含报考登记表）一起移交。硕士研究生的推免登记表、录取登记表由研究生部分发到各单位，放入新生人事档案袋。
新生入学后，由研究生院将“研究生履历表”发给各培养单位，新生填写完整后，由培养单位统一移交档案馆归入个人档案。
3、入党转正学生的党员材料归档
各学院、教学单位每半年将已转正的学生党员材料完整后统一移交档案馆。
4、毕业生材料归档
毕业生毕业前，各院系和研究生培养单位将毕业生有关档案材料统一收集完整，并委派专人负责本院系或培养单位毕业生档案的档案整理、归档和寄发工作。
（1）本科生的毕业材料归档
本科生需要归档的毕业材料包括：毕业生登记表、成绩单、体检表、奖惩材料、就业通知书五种。
毕业生登记表由就业中心在毕业生毕业前统一发给各学院，毕业生填写完整后由学院收集齐全、签署意见、加盖学院公章、送学校就业指导中心加盖学校公章，加盖学校公章后由各学院取回保管，待整理本学院毕业生材料时，带到档案室归档。
成绩单由教务处学籍科统一打印，加盖公章后移交档案馆归入个人档案（毕业生成绩单每年通常在6月底7月初打印夏季第一批本科生成绩单，7月底打印第二批成绩单）。
体检表由校医室先按年级、学院、专业分类清点标识后，移交档案馆归入个人档案。
奖惩材料由学习与发展中心按学院与年级分类，移交档案馆归入个人档案（学生个人奖惩材料，学校发文后移交档案馆归入个人档案）。
就业通知书由就业指导中心从广东省高校毕业生就业指导中心（下文简称省高指）取回集中派发各学院和培养单位，留存的白色联单移交档案馆。
（2）研究生的毕业材料归档
研究生需要归档的毕业材料有：毕业研究生登记表、成绩单、授学位通知书、体检表、就业通知书五种。
毕业研究生登记表、成绩单、授学位通知书由各培养单位收集完整并到研究生部盖章后移交档案馆。定向培养研究生的毕业证、学位证和授予学位通知书由研究生移交档案馆。
体检表归档方法与本科生体检表归档方法一致。