第一章 总 则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》等法律法规和文件精神，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作。学校加强对档案工作的领导和管理，将之纳入学校整体发展规划、年度工作计划和考核体系；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，保障档案工作依法有序开展。
第四条 学校档案工作由学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章 管理机构与职责
第五条学校成立档案工作委员会，档案工作委员会主任由分管档案工作的校领导担任，委员由党政办公室、档案馆及相关单位负责人担任。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，将档案工作纳入学校整体发展规划；
（二）支持档案软硬件建设和人才队伍建设，积极创造良好的档案工作条件。
（三）研究决定学校档案工作发展的重要事项；
（四）对学校档案工作实行监督和指导。
第六条档案馆是学校档案工作的职能管理部门，是保存和提供利用学校档案的专门机构。其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（五）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）开展学校档案工作人员的业务培训；
（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（十）开展档案学术研究和交流活动。
（十一）完成学校交办的其他档案管理工作。
第七条 学校各二级单位是档案材料形成与归档的部门，接受档案馆的业务指导、监督和检查，其主要职责包括：
（一）按照学校规定做好本单位各类文件材料的保管、整理、立卷等工作，做到完整、准确、系统、安全，并按归档范围、归档要求，按时向档案馆移交；
（二）做好本单位档案工作风险防控，对涉及国家秘密、个人隐私、专利、技术秘密或者商业秘密的档案，严格保密；
（三）确定一名负责人分管本单位的档案工作，统筹、督促、审核本单位档案工作相关事务；确定兼职档案员，负责具体落实本单位档案工作。
（四）将档案工作纳入本单位兼职档案员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的依据之一。
第三章 档案管理
第八条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第九条 学校实行实体档案材料和电子文件同步归档。归档的档案材料类型与范围按教育部《高等学校档案管理办法》和国家档案局《机关档案管理规定》要求执行。
第十条 学校实行档案形成单位立卷的归档制度。各档案材料形成单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照归档文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后向学校档案馆移交。
第十一条 归档的档案材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档按照国家档案局关于电子文件归档与电子档案管理规范执行。
第十二条 学校基建工程、修缮项目、科研成果等项目验收、鉴定前，各职能部门应按照相应类型档案归档范围对项目相关材料进行检查、验收，有效保障后期项目档案的准确、系统和完整。
第十三条 学校档案材料归档时间为：
（一）学校党政职能部门形成的档案材料应当在次年6月底前归档；
（二）各院系等的教学档案材料应当在次学年暑假前归档；
（三）科研类档案材料应在项目完成验收流程，并收到主管部门返回的验收相关材料后两年内归档；基建类档案材料应当在项目完成通过竣工验收后12个月内归档；财会类档案应在财务部门保存 3年后归档。
（四）干部死亡5年后，其人事档案由学校人事档案管理部门移交档案馆保存。
（五）实物类档案随时归档。学生档案的归档时间从其专门规定。
第十四条 学校各级领导和工作人员岗位变动时，须主动将本职岗位应归档的文件材料移交本单位负责档案工作的人员归档，做好岗位档案材料的清理交接手续，以维护学校历史记录的完整、系统。
第十五条 学校档案馆应当按照国家档案局有关规定确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册、报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十六条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十七条 档案馆应建立健全库房安全管理制度，落实防火、防盗、防虫、防鼠、防强光及温湿度控制等措施，定期检查馆藏档案和资料的保管情况，消除安全隐患，遇有特殊情况立即向分管校领导报告，及时处理。
第十八条 学校档案馆建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计和检查；并按国家和广东省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第十九条 档案馆应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十条 凡持有合法证明的单位或个人，在表明档案利用目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十一条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学校档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，应当经学校保密委员会办公室审批，必要时报请主管校领导审批。
第二十二条档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊情况，应经学校档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。
加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十三条学校档案馆应设立专门的档案阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。
第二十四条 学校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。
学校档案馆按照国家、省及学校有关规定向用于个人或商业目的的档案利用者合理收取费用；社会组织和个人利用其所移交或捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供利用。
第二十五条 档案馆应积极开展档案编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第五章 档案信息化建设
第二十六条 学校应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
学校信息化主管单位应当协助学校档案馆加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，学校信息化主管单位做好监督指导。
第二十七条 学校应当推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。
学校各二级单位在业务系统建设和升级改造过程中，应当把电子文件归档纳入建设内容，业务系统所产生的电子文件通过系统对接方式归档至学校档案馆。学校信息化主管部门做好监督指导。
第二十八条 电子档案应当来源可靠、程序规范，要素合规。
第二十九条 学校支持档案馆推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第三十条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
第六章 条件保障
第三十一条 学校为档案馆配备档案管理专门人才，提高档案管理水平。
学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第三十二条 学校将档案工作和档案资源建设所需经费列入预算，保证档案工作需要。
第三十三条 学校为档案馆提供专用的、符合有关建筑设计规范的档案库房和业务、技术用房。配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施存放声像、电子等特殊载体档案。设立符合档案保密规定的专门库房存放涉密档案。
第三十四条 学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第三十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）将重要的或珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（四）有其他突出成绩的。
第三十六条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案；
（三）涂改、伪造档案；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附 则
第三十七条 校办企业、教育发展基金会、附属医院等法人实体应加强档案管理，参照本办法制定相应的档案管理规定。
第三十八条 本办法未尽事项，按照《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》等相关规定执行。
第三十九条 本办法由学校档案馆负责解释。
第四十条 本办法自2023年7月1日起施行。