查档指南
暨南大学档案馆实行多库房管理模式，各个库房馆藏档案、开放时间不一样。各类档案所在库房、对外服务时间、联系电话及其地点列表如下：
查档注意事项：
1.周四下午内务整理，公休日和法定节假日不对外开放，寒暑假服务时间另行通知。
2.建阳苑、明湖苑库房不设坐班，查档需提前预约，预约电话：020-85220237。
3.档案馆只提供中文成绩单的利用，全日制本科2000级（含2000级）之后毕业生中英文成绩单的利用，可向学校教务处咨询办理，联系电话：020-85220035；全日制本科2000级之前毕业生的英文成绩单需自行去公证处办理。
4.利用2003年及之后的毕业论文，可向学校图书馆咨询办理，联系电话：020-85223660。
档案利用规定
1．利用档案须填写《查档登记表》。档案原则上在馆内阅览，因工作需要必须外借的，须由所在单位出具证明，经档案馆馆长同意；重要档案，还须经主管校领导审批同意，方可办理借出手续。每次借出档案不超过5件，如所借档案是以卷为单位装订，要拆除不相关档案内容。借期一般不超过10天，延长借阅时间的需办理续借手续。
2．档案利用者应当对档案的保密、安全和完整负责，不得损毁、丢失、抽取、涂改、撤换、添加，不得擅自拍摄、复制、摘录、公布，不得擅自向第三方提供获取的档案信息。
3．档案利用者在著作、展览、影像中引用馆藏档案资料内容时，应注明来源和出处。
4．利用者应当向档案馆反馈档案利用效果，并填写《利用效果登记表》。
5．为保护档案，阅览室禁止吸烟，饮料和食品等谢绝入内。
线上利用档案
目前仅教学类档案实行线上（邮箱）利用方式，档案馆可提供录取名册、学籍表、成绩单、学历学位审批表、学历学位认证等相关材料的利用，具体办理事宜如下：
（一）档案馆邮箱为：odangan@jnu.edu.cn
（二）邮件必备信息：1.要查的具体档案材料；2.个人联系方式（含收件人、电话及地址）；3.上传附件：（1）个人办理：本人手持身份证拍上半身大头照，不要遮挡住脸和身份证信息（如照片信息不全则视为放弃）；单位办理：需出示公函及经办人的身份证照片，（3）毕业信息（学历或学位证照片），（4）中国邮政汇款回执或付款截图。
（三）办理时长一般为7-10个工作日，邮政到付。
（四）收费标准。一般档案材料复印：10元/份，评阅书复印20元/份，学历认证：30元/份。
（五）收费方式。微信、支付宝支付，具体如下：
支付方式
（六）其他。
1.在校学生利用本人学籍档案不收取费用（第二份起需按标准收费）；
2.本校教职工因公利用档案不收取费用；
3.如需定额发票请在邮件内容里备注。
各类档案利用须知
文书档案
文书档案是学校各机关、部处、单位在党政管理工作中形成的具有保存价值的文件材料。
除有“主动公开”标识的，可对个人提供利用。其他的，利用者需出示以下材料：
1.本人校园卡（或身份证）；
2.利用者所在单位出具的公函（公函模板可在下载中心下载）。
教学档案
教学档案是学校在各项教学活动中形成的具有保存价值的文件材料。教学档案包括各类毕业生录取名册、学籍表、成绩单、学位论文相关材料等。
1.利用一般教学档案
①利用本人档案，需出示本人校园卡（或身份证）；
②代他人利用档案，需出示本人校园卡（或身份证）、委托人和被委托人有效身份证复印件、委托人毕业证书或学位证书复印件及委托人签字授权的委托书；
③单位核查应聘人员学历，需提供应聘人员毕业证书或学位证书复印件、盖有单位公章的查询申请（注明核查内容）、经办人员的有效身份证及复印件。
2.利用研究生学位论文
①利用本人学位论文，需出示本人身份证。
②代他人利用学位论文，需出示本人校园卡（或身份证）、本人及论文作者身份证复印件、论文作者的委托书；如果是单位利用，还需提供本单位出具的公函。
③2022届之前研究生的学位论文可在档案馆查阅。
④图书馆存有2003届及之后研究生的学位论文全文电子版，可向图书馆咨询办理，联系电话：020-85223660。
3.档案服务费
财会档案
财会档案是指学校在财务活动中形成的有保存价值的文件材料，包括会计凭证、财务会计报表、职工工资册等会计资料。近两年的财会档案由财务与国有资产管理处（以下简称“财务处”）自行保管，其他的财会档案交由档案馆保管。
利用财会档案的流程：登录财务处官方网站线上申请（查阅会计凭证的凭单号和日期号）—下载《财务凭证查阅审批表》（以下简称“《审批表》”）并盖本部门公章—向档案馆预约利用时间。
1. 利用财会档案需提供的材料
①校内会计人员查阅本人负责项目会计凭证，需出示本人校园卡（或身份证）、《审批表》。
②科研项目组人员（非负责人）利用项目会计凭证，需出示本人校园卡（或身份证）、《审批表》，项目审计通知书、项目负责人委托书、项目负责人校园卡（或身份证）复印件。
2.利用时间
建阳苑17栋（存2016年以前的凭证）：周一、周三下午14:30——17:00。
明湖苑2栋（存2017-2021年各类凭证，2000年至今的后勤、总务凭证）：周三、周五上午8:00——11:30。
3.档案馆咨询电话：020-85220237，财务处档案室咨询电话：020-85225986。
基建档案
基建档案是指学校在基本建设项目过程中从工程准备到竣工验收各阶段形成的有保存价值的文件材料，包括每一项目的前期文字材料及图纸等材料。基建档案只限于校内建筑工程改造、修缮，以及学校住户加装电梯或者修缮情形的利用。
1.基建处或者校内各单位利用，经办者需出示本人校园卡（或身份证）和单位公函。
2.持有校内房产的业主利用，需出示本人校园卡（或身份证）外、房产证原件。最好请专业人员一同查看。
3.档案服务费。本校教职工因公利用档案不收费，其他利用者按图纸50元/套收费。
科研档案
科研档案是学校科研管理和科研项目活动中形成的有保存价值的文件材料。
1.科研项目组人员利用自己参与项目的档案，需出示本人校园卡（或身份证）、科技处公函。
2.非科研项目组人员利用项目档案，需出示本人校园卡（或身份证）、项目负责人的身份证复印件、项目负责人委托书、科技处公函。
实物档案
实物档案主要包括校庆、对外交往等活动中外单位或个人赠送的礼品，领导人和著名人士的题词、书画，征集的反映学校发展历史的实物等。
实物档案只供校内各单位利用。利用实物档案，需出示本人校园卡（或身份证）、单位公函。如需外借，还需填写《暨南大学综合档案外借登记表》（见下载中心）。
校史档案
校史档案主要包括综合档案室成立前的各种材料、校庆工作材料等。
1.校史档案仅向校内提供利用。利用者需出示本人校园卡（或身份证）、所在单位公函。
2.文革时期校史档案，一般不提供利用。
3.利用校史档案形成作品的，应向档案馆提供作品。
已故档案
已故档案是由暨南大学人事部门移交的已故人员档案，是反映已故人员主要经历、政治面貌、品德作风等情况的文件材料。
1.档案馆仅保管去世五年以上教职工的档案（其他人员人事档案在人事部门保管）。利用者仅限人事、组织部门，校内单位的人事秘书和公证机构人员。
2.利用者需出示校园卡（或工作证，或身份证）、单位介绍信、我校人事部门公函。
3.已故档案利用只能摘录，不能复制。
4.任何人不得利用本人及亲属的档案。
5.档案服务费。本校教职工因公利用档案不收费，校外公证机构认证按30元/人收费。
出版档案
出版档案主要包括学校自行编辑出版发行的学报、校报、学术刊物及本校出版社出版的图书、电子出版物等。
1.利用本人著作，需出示本人校园卡（或身份证）。
2.代他人利用著作，需出示本人校园卡（或身份证），本人和作者身份证复印件，作者委托书。
3.因公利用，需出示本人校园卡（或身份证），单位公函。
声像档案/多媒体档案
声像档案是指学校或个人在各种活动中直接形成的以摄影、录音、录像为主要方式的有保存价值的材料。
1.声像档案仅向校内各单位提供利用。利用者需出示本人校园卡（或身份证）、单位公函。
2.利用者每天利用上限为10件。
3.利用声像档案形成作品的，应向档案馆提供作品。
外事档案
外事档案是学校在外事管理和外事活动中形成的有保存价值的文件材料。
1.利用本人的出访材料，需出示本人校园卡（或身份证）。
2.因公利用，需出示本人校园卡（或身份证）、单位公函。